Ob im Büro oder im Homeoffice: An beiden Orten gelten dieselben Regeln hinsichtlich der Zeiterfassung. Der Gesetzgeber hat eine allgemeine Verordnung zur Arbeitszeiterfassung erlassen, gleichzeitig ist ein sensibler Umgang mit den Daten zu gewährleisten. Wie lässt sich die betriebliche Zeiterfassung – auch im Homeoffice – am besten gestalten und welche Regeln sind einzuhalten?

Gesetzliche Grundlagen im Fokus: Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und Datenschutz

Das ArbZG regelt die Arbeitsverhältnisse in Deutschland hinsichtlich der Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen usw. Bezüglich der Dokumentation zur Arbeitszeiterfassung gibt es eine zentrale Regelung, die in § 16 ArbZG niedergeschrieben ist. Dort heißt es:

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“

Hier steht zwar nicht ausdrücklich, dass jede Minute aufzuzeichnen ist, doch um festzustellen, ob die höchstzulässige tägliche/wöchentliche Arbeitszeit nicht überschritten wird, muss eine Aufzeichnung stattfinden. Eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit ist ein Kontrollinstrument für beide Seiten, für Arbeitgeber:innen sowie Arbeitnehmer:innen.

Datenschutz im Rahmen der Arbeitszeiterfassung

Die Digitalisierung entwickelt sich rasant und greift auf viele Bereich über, auch auf die  Arbeitsvorgänge. Welche datenschutzrechtlichen Konsequenzen das haben kann, zeigt sich erst mit der Zeit. Von Gesetzes wegen ist die Erfassung der Arbeitszeit vorgeschrieben. Allerdings steht nicht im Gesetz, welche Technologien zu nutzen sind. Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen müssen darüber nachdenken, welche Software sie einsetzen, denn die verfügbaren Tools werden immer komplexer. Ein Gedankenspiel soll zeigen, wo sich datenschutzrechtliche Bedenken auftun:

In einer Firma wird eine digitale Plakette mit Pager-Funktion zum täglichen Ein- und Auschecken benutzt. Auch verwenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Plakette in der Kantine, bei der Benutzung von Gebäudeteilen, beim Einbuchen in Bearbeitungsvorgänge einzelner Kunden/Lieferanten in der firmeneigenen Datenbank, beim  Ein- und Ausfahren in die Parkgarage und zur internen Kommunikation mit Kolleginnen und Kollegen.  Aus diesen Daten lassen sich nicht nur die reinen Arbeitszeiten ermitteln, sondern es ist möglich ein komplettes Aktivitäts- und Bewegungsprofil zu erstellen.  Vor diesem Hintergrund ist der Datenschutz ein sensibles Thema.

Zeiterfassung und Datenschutz

Dass die digitale Zeiterfassung viele Vorteile mitbringt, liegt auf der Hand: effiziente Prozesse, transparente Daten und vereinfachte Umsetzung zur Vergütung von Überstunden. Unternehmen haben längst ihre alten Excel-Tabellen und Word-Dokumente gegen professionelle Arbeitserfassungssysteme ausgetauscht. Dies tun sie nicht allein aus Effizienzgründen, sondern vor allem, weil der Europäische Gerichtshof am 14.05.2019 entschieden hat, dass Unternehmen verpflichtet sind, die Arbeitszeiten mithilfe von Arbeitszeiterfassungssystemen zu protokollieren.

Es ist ein schmaler Grat zwischen erforderlichen Daten und nicht erforderlichen Daten bei der Verarbeitung. Alles, was eine Verhaltensüberwachung in Form von Bewegungs- und Nutzungsprofilen bedeutet, ist kritisch zu sehen. Allerdings ist abzuwägen, was notwendig ist und was nicht. So gelten beispielsweise im Taxi- und Transportgewerbe andere Maßstäbe als im Einzelhandel.

Insbesondere wenn zur Authentifizierung biometrische Angaben eingesetzt werden wie zum Beispiel Fingerabdruck- oder Iris-Scanner, braucht es gute Gründe und eine hieb- und stichfeste Einwilligungserklärung der betreffenden Personen. Diese besonders personenbezogenen Daten können nicht ohne Weiteres aufgenommen werden, sondern sind selbstverständlich im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses auf zulässigen gesetzlichen Grundlagen zu verankern.

Homeoffice-Lösungen: Einfach, schnell und präzise

Sind die grundlegenden Rahmenbedingungen im eigenen Unternehmen geklärt und es soll eine passende Softwarelösung ausgewählt werden, dann sollte diese für Mitarbeiter:innen im Homeoffice einfach zu bedienen sein.

Die schnelle und präzise Datenerfassung ist ebenfalls sehr zu empfehlen. Eine übersichtliche Zeiterfassung, die sich unabhängig vom Arbeitsort ganz leicht bedienen lässt, ist kiwiHR. Die Ortsunabhängigkeit ist es, die die Software für das Homeoffice optimal macht. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Stadt oder in welchem Land sich jemand befindet. Nutzer:innen greifen in der Webapp über jedes beliebige Endgerät zu. Dies kann ein Smartphone, der heimische PC, ein Tablet oder ein Laptop sein. Das Praktische an kiwiHR ist, dass seitens der arbeitgebenden Firma die individuell vereinbarten Arbeitstage und Wochenstunden den jeweiligen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zugeordnet werden. So behalten beide Seiten stets den Überblick über geleistete Arbeitszeiten. Überstunden werden vollautomatisch ermittelt und angezeigt. Über diesen Weg lässt sich unkompliziert dafür sorgen, dass das Fehlzeiten-Management optimiert wird. So können zum Beispiel frühzeitig aufgelaufenen Überstunden zum Ausgleich vorgeschlagen werden.

Die Zeiterfassung ist Bestandteil eines modularen Funktionspakets. Angefangen von der digitalen Personalakte über die Führung von Urlaubs- und Krankheitstagen bis hin zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung lassen sich die erfassten Arbeitszeiten zeitsparend und mit hohem Nutzen weiterverwenden.

Erfassung von Arbeitszeit in der Praxis

In der Praxis sieht die Zeiterfassung für Anwender:innen so aus. Sie bekommen eine digitale Stoppuhr zur Verfügung gestellt. Die Zeiterfassung startet mit einem einfachen Knopfdruck und wird auch genauso beendet. Die Zuordnung zu spezifischen Projekten ist ebenfalls möglich. So lassen sich die erfassten Daten beispielsweise auch zur Weiterberechnung an Kunden verwenden. Da der Zugriff über die Web-App erfolgt, ist die Software ideal für die Anwendung im Homeoffice oder auf Reisen.

Der Arbeitsplatz zuhause muss konzentriertes Arbeiten ermöglichen / pixabay.com © VinzentWeinbeer (CC0 Creative Commons)

Neue Arbeitskultur braucht flexible digitale Lösungen und Vertrauen

Im Wettkampf um Talents erleben intelligent anpassbare Arbeitszeitmodelle aktuell eine Renaissance. Flexibilität ist gefragt und entsprechend beweglich müssen auch die Arbeitszeiterfassungsprogramme sein. Digitale Lösungen wie die oben beschriebene helfen dabei, langfristig konkurrenzfähig zu bleiben und verschiedenste Arbeitszeitmodelle individuell abzubilden und zu verwalten.

Dass in den Jahren 2020 und 2021 der Trend zum Homeoffice durch die Corona-Krise zwangsweise befeuert wurde,  hat die Arbeitskultur in Deutschland nachhaltig beeinflusst. Der Gesetzgeber möchte Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber dazu verpflichten, Homeoffice Tage anzubieten. Für Mitarbeiter:innen ist das eine gute Möglichkeit, Privatleben und Arbeitsleben unter einen Hut zu bekommen. Dazu braucht es neben vertraglichen Vereinbarungen zusätzlich Vertrauen in die Produktivität im Homeoffice. Allerdings ist Misstrauen an dieser Stelle tatsächlich nicht angebracht, denn Untersuchungen zeigen unmissverständlich, dass Mitarbeiter:innen im Homeoffice produktiver arbeiten als im Firmenbüro. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass sie einen entsprechend eingerichteten Arbeitsplatz zu Hause haben, an dem sie konzentriert arbeiten können. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber, die ihrem Team dabei unter die Arme greifen und dazu beitragen, dass der Arbeitsplatz im Homeoffice entsprechend der geltenden Vorgaben zu Ergonomie eingerichtet wird, profitieren langfristig von guten Leistungen und geringeren Krankenständen.