Das Thema Digitalisierung beschäftigt die Unternehmenslandschaft wie kaum ein anderes. Während chinesische und US-amerikanische Firmen hier bereits deutlich weiter sind, hinkt Deutschland mit großem Abstand hinterher. Dabei ist Digitalisierung keine Frage des Geschmacks, sondern eine betriebliche Notwendigkeit, um auch in Zukunft relevant zu bleiben. Daher haben wir hier einige der wichtigsten Tipps für die erfolgreiche Umsetzung aufgelistet.
Die IST-Situation skizzieren: Wo steht Ihr Unternehmen derzeit?
Eine digitale Standortbestimmung sollte zu Beginn jeder Digitalisierungsstrategie stehen. Analysieren Sie, welche Prozesse bereits vollständig oder überwiegend digital ablaufen und welche noch analog abgebildet werden. Vielleicht werden Rechnungen schon elektronisch erstellt, aber Lagerbestände noch manuell gepflegt. Eine solche Bestandsaufnahme deckt Schwachstellen auf und hilft, Prioritäten zu setzen und konkreten Handlungsbedarf abzuleiten.
Ein praktischer Weg: Führen Sie einen internen Workshop mit allen relevanten Abteilungen durch. So erkennen Sie nicht nur technische Defizite, sondern auch andere Hindernisse. Oft zeigt sich, dass Mitarbeitende in verschiedenen Bereichen ganz unterschiedliche digitale Arbeitsweisen entwickelt haben. Diese Unterschiede können zu Reibungsverlusten führen, die Sie gezielt beseitigen können.
Ein Blick zur Konkurrenz: Was machen Mitbewerber besser?
Digitalisierung ist kein isolierter Prozess. Um den richtigen Kurs zu bestimmen, sollten Sie verstehen, wie weit andere in Ihrer Branche sind. Eine Wettbewerbsanalyse hilft dabei, den eigenen Standpunkt realistisch einzuschätzen. Prüfen Sie, welche digitalen Tools Ihre Mitbewerber einsetzen, wie sie Kunden ansprechen und welche Services online verfügbar sind.
Viele Informationen lassen sich leicht recherchieren. Webseiten, Social-Media-Auftritte und Kundenbewertungen geben Aufschluss darüber, wie professionell digitale Strategien umgesetzt werden. Wenn ein Konkurrent beispielsweise bereits eine smarte Online-Bestellplattform nutzt, kann das ein Hinweis sein, dass Ihre eigene Vertriebsstrategie überdacht werden sollte. So entsteht ein klares Bild davon, wo Sie ansetzen müssen, um auch weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben und um zu verhindern, dass Mitbewerber Sie still und heimlich aus dem Markt verdrängen.
Definieren Sie eindeutige Ziele
Schiller sagte einst: „Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit!“. In Bezug auf Digitalisierung bedeutet dies, dass es sich nicht um einen Trend handelt, nach dessen Abebben alle wieder auf analoge Prozesse umsteigen werden. Der Alltag wird immer digitaler und damit steigen sowohl Anforderungen als auch die Nachfrage.
Überlegen Sie sich daher genau, was Sie mit der Digitalisierung Ihrer betrieblichen Abläufe erreichen möchten. Geht es um Kosteneinsparung durch effizientere Vorgänge? Verbesserung des Kundenservice oder gar das Gewinnen neuer Kunden? Egal, welches Ziel Sie sich setzen, es sollte so konkret wie möglich formuliert sein. Ein Beispiel: Anstatt vage von „mehr Effizienz“ zu sprechen, legen Sie messbare Kennzahlen fest, etwa „Die Bearbeitungszeit für Kundenanfragen soll innerhalb von sechs Monaten um 40 Prozent sinken.“
Machen Sie nicht alles selbst
Die digitale Transformation braucht Fachwissen, Erfahrung und nicht selten auch externe Unterstützung. In jedem Fall ist es ratsam, die eigene Belegschaft nicht mit dieser Aufgabe allein zu lassen und unter dem zusätzlichen Workload der eigentlichen Arbeit nicht mehr nachzukommen. Externe Spezialisten helfen Ihnen dabei, Ihre Prozesse zu analysieren, Softwarelösungen zu empfehlen und Mitarbeiter zu schulen.
Mitarbeiter von Anfang mit einbeziehen
Einer der größten Fehler, neben dem, alles allein stemmen zu wollen, ist der, die Mitarbeiter nicht ins Boot zu holen. Letztlich ist Ihre Manpower die wichtigste Säule bei Ihrem Vorhaben. Angestellte könnten verunsichert sein und sich fragen, ob sie ihren Job verlieren. Legen Sie daher Ihre Strategie und Ihre Ziele offen dar und benennen Sie auch, ob Arbeitsplätze abgebaut werden oder sogar möglicherweise neue Arbeitsbereiche entstehen.
Daneben ist natürlich das Feedback der Mitarbeiter immer auch ein Indikator für die allgemeine Stimmung. Hierauf können Sie Einfluss nehmen, indem Sie beispielsweise eine Arbeitsgruppe „Digitalisierung“ ins Leben rufen, sodass die Belegschaft diesen Prozess aktiv mitbestimmen und Arbeitnehmerinteressen vertreten kann. Lassen Sie Armbänder bedrucken, um die Arbeit der betroffenen Mitarbeiter wertzuschätzen oder schaffen Sie andere Anreize, um Bedenken gegenüber Ihrem Vorhaben abzubauen.
IT-Infrastruktur aufrüsten
Ohne stabile technische Basis gerät selbst die beste Strategie ins Stocken. Prüfen Sie, ob Ihre IT-Infrastruktur zukunftsfähig ist. Moderne Cloud-Lösungen ermöglichen flexibles Arbeiten und sicheren Datenaustausch. Achten Sie besonders auf die Datensicherheit. Cyberangriffe treffen zunehmend auch mittelständische Betriebe. Eine regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen und die Schulung Ihrer Mitarbeitenden in puncto IT-Sicherheit sind daher unerlässlich.
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