Akute Aufschieberitis gehört zwar zu jedem Arbeitsalltag. Anstrengend wird Prokrastination aber immer dann, wenn von außerhalb noch Druck dazukommt. Produktiv trotz Stressphase, das ist tatsächlich immer eine echte Herausforderung!

Doch keine Sorge: Mit unseren pragmatischen Praxistipps schaffen Sie das. Auch mit Schnupfen, auch montags.

1. Den dicksten Frosch zuerst – einfach mal anfangen

Es kostet Überwindung, aber nichts wird besser durch Abwarten. Schreiben Sie alles auf, was anliegt. Dann wählen Sie am besten die schlimmste und nervigste Aufgabe aus und fangen mit dieser an. Es kostet Überwindung – aber für das tolle Gefühl danach lohnt es sich allemal! Wenn das zu viel für Ihren Magen ist, nehmen Sie die zweitgrößte Kröte vom Erledigungsstapel. Das reicht. Hauptsache, Sie fangen endlich an.

2. Jeder Schritt voran ist ein Gewinn – viele Aufgaben sind Scheinriesen

Manchmal steht man vor einem solchen Aufgabenberg, dass die Wucht der anstehenden Tätigkeiten einfach nur noch lähmt. Kennen Sie das Gefühl, niemals alles schaffen zu können, was anliegt? Dann sollten Sie auch diesen Zaubertrick kennenlernen: Zehn Handgriffe, zehn Schritte gehen immer. Zehn Mails durchschauen ist besser als keine, auch wenn davon 9 gelöschte Newsletter sind. Zehn Belege zügig zwischendurch für die Buchhaltung scannen ist besser, als die Ablage nicht anzufassen. Ganz schnell werden aus zehn dann hundert oder mehr.

3. Abläufe optimieren und das eigene Büro digitalisieren

Auch viele andere administrative und organisatorische Aufgaben lassen sich von vornherein so einrichten, dass Sie ihnen weder Zeit noch Nerven rauben. Angebote schreiben und daraus gleich komfortabel Rechnungen erstellen? Das erledigt eine Buchhaltungslösung wie lexoffice, die außerdem für durchgehenden Überblick in Ihren Finanzen sorgt. Statt mühsam Belege-Berge für den Steuerberater zusammenzusuchen, lassen Sie ihn einfach mit in Ihre Buchhaltungslösung. Über den Steuerberaterzugang kann er Sie komfortabel entlasten.

4. Pausen bewusst planen, einhalten und genießen

Ob Yoga vor dem Frühstück, ein kurzer Spaziergang zwischendurch, ein Powernap oder gleich eine vernünftige Siesta: Pausen sind sehr wichtig. Der gute Vorsatz reicht aber nicht aus. Legen Sie das Smartphone weg, klappen Sie das Notebook zu und entspannen Sie sich ganz bewusst bei einem Snack oder etwas frischer Luft oder beidem. Die besten Pausen sind übrigens selbst organisierte Coworking Brunches mit anderen „She Workern“. Dabei kommen bereichernde und anregende Gespräche und vielleicht sogar Kooperationen heraus.

5. Mit dem eigenen Rhythmus leben – nicht nach den Arbeitszeiten anderer

Es ist wichtig, dass Sie zu den Zeiten erreichbar sind, zu denen Sie geschäftliche Kontakte und Kommunikation pflegen. Aber von diesen Kernzeiten abgesehen werden Sie produktiver sein, wenn Sie Ihren Rhythmus so einrichten, wie es Ihrem Körper gut bekommt. Die eine mag eine entspannte Phase frühmorgens um 5 Uhr, die nächste schreibt um Mitternacht die besten Konzepte. Wieder andere gehen lieber am Montag shoppen und arbeiten dafür am Sonntag durch. Wichtig ist nur das Ergebnis – und dass Sie sich wohlfühlen.

6. Routinen entlasten und Strukturen helfen bei Belastung

Es klingt zwar langweilig, doch Routine ist vor allem hilfreich und nicht öde, wenn gerade viele Aufgaben anliegen. Statt sich und die Projektarbeit fünfmal täglich neu zu erfinden, starten Sie einfach mit dem Wichtigen durch: Den Sachen, die Geld bringen. Dabei helfen feste Strukturen Ihnen, nicht lange überlegen zu müssen, sondern auf bewährte Routinen zurückgreifen zu können. Feste Zeiten für die eigene Erreichbarkeit, ein Rhythmus für die Eingangsmails und die Ablage. Ein Haushaltsplan hilft bei der leidigen Einkaufsplanung, eine feste Aufgabenverteilung hilft beim Vermeiden von Diskussionen am Arbeitsplatz und daheim.

7. Was wollen Sie erreichen? Sie sind die Chefin: Legen Sie sich fest.

Beim Durchsehen der Aufgaben landen Sie unweigerlich dabei, sich Ziele für die allgemeine Bewältigung der Stressphase zu setzen. Ist Ihnen schon aufgefallen, dass Sie Ihre Standards selbst festzurren? Wenn Sie sich vornehmen, Gewohnheiten zu ändern und dann doch in alte Muster zurückfallen, kann dies daran liegen, dass Sie Ihre Vorstellungen nicht exakt definiert haben. Nehmen Sie sich zum Beispiel schon lange vor, mehr Wasser zu trinken? Das klappt deutlich besser, wenn Sie sich angewöhnen, immer eine Flasche mitzunehmen. Noch besser aber, wenn Sie sich überlegen, bis wann diese dann auch geleert sein sollte. Ein Ziel zu konkretisieren lässt es deutlich greifbarer werden.

8. Angewohnheiten, die zu mehr Produktivät führen

Mehr Zeit für effizientes Vorankommen gewinnen Sie, wenn Sie die größten Ablenkungsfaktoren eindampfen. Statt ständig bei Facebook oder Twitter zu hängen, schließen Sie die sozialen Netzwerke und planen konkrete Zeiten ein, zu denen Sie „dürfen“. Der digitale Posteingang klingelt nicht durchgehend, sondern die Mailbox wird morgens, mittags, nachmittags durchgearbeitet und ansonsten stummgeschaltet. Das Telefon sollten Sie immer dann ausschalten, wenn Sie besonders konzentriert sein wollen.

9. Stress bewusst senken durch Vermeidung von Multitasking

Auch wenn Sie in der Lage sind, mehrere Aufgaben parallel zu balancieren: Sie sollten sich den Luxus gönnen, auf Multitasking komplett zu verzichten. Das ist nämlich kein bewundernswertes Talent, sondern ein Stressfaktor. Sich ganz auf eine anstehende Aufgabe zu konzentrieren ist eine erholsame Angelegenheit. Die restlichen Prozesse können warten und ein Projekt profitiert davon, bevorzugt behandelt zu werden.

10. Produktiv trotz Stressphase: Erfolgreich loslassen lernen

Auch wenn Sie versuchen, dem Stress so viel entspannte Haltung und Wellness wie möglich entgegen zu setzen – Sie werden ab und zu unweigerlich scheitern. Das ist kein Weltuntergang, sondern gehört ebenfalls zum Alltag. Dann bleibt nichts anderes übrig, als den Rechner zuzuklappen und am nächsten Tag neu zu beginnen. Wir empfehlen, jeden Perfektionsanspruch sausen zu lassen und sich einfach weiter schrittweise vorwärts durch den Berg zu kämpfen.

Seien Sie nett zu sich selbst. Sie haben es verdient.