Dennis Wegner ist Gründer und Geschäftsführer von easyfeedback GmbH. Die Firma aus Koblenz berät andere Unternehmen dabei, wie sie aus Mitarbeiter‑ und Kundenfeedback echte Entscheidungen ableiten. Im Interview mit She works! erklärt der Befragungsprofi, warum besonders der Fachkräftemangel Firmen zwingt, genauer hinzuhören.

Herr Wegner, als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter nehme ich gefühlt in vielen Unternehmen jede Woche an irgendeiner Umfrage oder einem Stimmungstest teil. Warum fühlen sich dennoch immer noch so viele Beschäftigte übergangen, wenn sowohl Konzerne als auch Mittelständler etwa die Regeln zu Homeoffice, Arbeitszeiten oder Teamstrukturen neu festlegen?

Das liegt vor allem daran, dass viele Unternehmen Feedback immer noch falsch verstehen. Sie sammeln zwar Rückmeldungen. Doch sie tun das, ohne zu wissen, was sie eigentlich herausfinden wollen. In unseren Projekten sehen wir das seit Jahren: Es werden Umfragen gestartet, weil es mittlerweile zum guten Ton gehört. Aber gerade nicht, weil die Firmen wirklich dahinterstehen und auch bereit sind, die Antworten auszuhalten. Wenn dann Entscheidungen ohne Rückkopplung getroffen werden, entsteht das Gefühl, übergangen zu werden – völlig zurecht.

Wir sprechen also im Kern über ein Kommunikationsproblem?

 Zum Teil. Aber vor allem über ein strukturelles Problem. Unternehmen müssen bereit sein, Antworten zu hören, die unbequem sind. Nur daran können Firmen wirklich wachsen. Nur dann entsteht zudem ein realistisches Bild der Stimmung im Team. Wenn Beschäftigte merken, dass ihre Perspektive gar nicht gefragt ist, verlieren sie Vertrauen. Und das ist in Zeiten knapper Fachkräfte brandgefährlich.

Viele Firmen nutzen inzwischen Befragungen, um Stimmungen und Konflikte früh sichtbar zu machen. Warum reicht das nicht?

Grundvoraussetzung ist, dass das Ganze systematisch passiert. Allein strukturiertes Feedback schafft Klarheit. Es liefert nicht nur ein Stimmungsbild, sondern zeigt, warum etwas funktioniert oder warum etwas schiefläuft. Gerade in angespannten Arbeitsmärkten ist das entscheidend: Unternehmen müssen schnell verstehen, wo Erwartungen nicht erfüllt werden, wo Prozesse haken oder wo Missverständnisse entstehen.

Was meinen Sie mit „strukturiert“ konkret?

Es geht um drei wesentliche Dinge: klare Ziele, klare Fragen, klare Auswertung.
Das schützt vor Aktionismus und ermöglicht datengetriebene Entscheidungen, ohne dass man ein Großprojekt aufsetzen muss. Viele Unternehmen unterschätzen besonders die Bedeutung der offenen Textantworten. Dort stecken Hinweise auf Risiken, Prozessfehler und Konflikte, aber auch viele Chancen, die sich zusammen mit der Belegschaft heben lassen.

Der Fachkräftemangel bremst vor allem mittelständische Unternehmen immer mehr aus. Herr Wegner, wie verändert das den Umgang mit Mitarbeiterstimmen?

Strukturiertes und systematisches Feedback ist, richtig gemacht, ein ideales Instrument, um gute Fachkräfte langfristig an ein Unternehmen zu binden. Unternehmen müssen verstehen, warum Menschen bleiben oder gehen und welche Arbeitsmodelle sie bevorzugen. Wer das ignoriert, verliert sehr schnell seine Talente. Regelmäßige Befragungen helfen, Erwartungen und Belastungen früh zu erkennen. Sie zeigen, wo Führungskräfte Unterstützung brauchen oder wo Teams sich nicht gehört fühlen.

Warum machen es dann immer noch so viele Firmen nicht oder falsch?

Weil ehrliches Feedback Mut erfordert. Das gilt für beide Seiten: die Arbeitgeber und die Arbeitnehmer. Mir fällt auf, dass viele Firmen zwar regelmäßig ihren Leuten den Puls fühlen. Aber sie formulieren dabei die Fragen häufig so, dass sie positive Antworten regelrecht provozieren. Kritische Rückmeldungen fehlen dann, und damit die Grundlage für echte Entscheidungen. Das frustriert Teams, die schon schlechte Erfahrungen gemacht haben.

Welche Rolle spielt die Art der Befragung, Herr Wegner? Konkret: Was bringen digitale Umfragen?

Sehr viel. Früher gab es einmal im Jahr eine große Mitarbeiterbefragung. Mit großem Aufwand, doch danach passierte oft wenig. Heute ermöglichen digitale Tools kurze, präzise Rückmeldungen in Echtzeit. Das ist wichtig, weil klassische Kennzahlen nur zeigen, was bereits geschehen ist. Sie sagen nichts darüber, wie sich Erwartungen oder Stimmungen entwickeln. In vielen Branchen fehlen frühzeitige Signale. Genau das macht die Unsicherheit so gefährlich.

Wie klein kann man als Firma mit der ersten Umfrage starten, ohne an Wirkung zu verlieren?

Sehr klein. Es braucht „nur“ ein klar definiertes Ziel, eine kurze Befragung und ein Tool, das die Auswertung übernimmt. Unsere mehr als 20.000 Kunden zeigen: Die erfolgreichsten Feedbackprozesse starten mit einer einzigen, gut formulierten Frage an die richtige Zielgruppe. Daraus entsteht ein Lernprozess, der sich organisch ausbaut.

Viele Beschäftigte sorgen sich um Datenschutz. Wie wichtig ist Sicherheit für ehrliches Feedback?

Sie ist die Voraussetzung dafür. Wenn Menschen das Gefühl haben, dass ihre Antworten nicht geschützt sind, bleiben sie an der Oberfläche. Nur Sicherheit schafft Vertrauen, und Vertrauen erzeugt Tiefe. Wir beispielsweise arbeiten ausschließlich in deutschen Rechenzentren, sind mehrfach zertifiziert und speichern standardmäßig keine IP‑Adressen in lesbarer Form. Offene Antworten enthalten oft sensible interne Hinweise. Deshalb müssen Unternehmen Feedbacksysteme wie sicherheitskritische Infrastruktur behandeln.

Vielen Dank für das Gespräch!