Unternehmerinnenwissen

Mahnungen schreiben – Was tun wenn der Kunde nicht zahlt?

Ich muss gestehen, auch mir ist es schon mal passiert: Beim Versandhaus ein Sofa bestellt, freudig aufgebaut, seufzend in die Kissen gefallen – und ganz die Rechnung vergessen. Vier Wochen später habe ich dann eine freundliche Zahlungserinnerung vom Versandhaus bekommen. Und selbstverständlich umgehend gezahlt.

Vielleicht haben Sie als Unternehmerin ja auch schon die eine oder andere Erfahrung mit zahlungsunwilligen Kunden gemacht. In dieser Situation fühlen sich die meisten ziemlich unsicher. Wie genau funktioniert so ein Mahnvorgang? Was muss ich dabei beachten? Und was, wenn der Kunde trotzdem nicht zahlt?

Was ist eine Mahnung?

Fangen wir mit der Begriffsdefinition an:

Eine Mahnung oder Zahlungserinnerung ist eine Aufforderung zur Erbringung einer geschuldeten Leistung.“

Ziemlich sperrig, oder? Im Prinzip ist mit dem Synonym Zahlungserinnerung bzw. Zahlungsaufforderung der Begriff Mahnung aber schon gut erklärt.

Auf den Punkt gebracht: Mit der Rechnung haben Sie Ihrem Kunden eine finanzielle Abrechnung ausgestellt. Bezahlt Ihr Kunde nicht pünktlich mit Zahlungsfrist, sollten Sie Ihren Kunden an den fälligen Rechnungsbetrag erinnern und eine Mahnung schreiben. Dadurch setzen Sie Ihren Kunden gleichzeitig in Zahlungsverzug – mit allen finanziellen Konsequenzen für den Kunden, z.B. Mahngebühren, Anwaltskosten, Zinsen.

Hinweis: Geben Sie auf Ihrer Rechnung kein Fälligkeitsdatum an, setzen Sie Ihren Kunden mit Zustellung der ersten Mahnung in Zahlungsverzug. Haben Sie ein Fälligkeitsdatum angegeben, tritt der Zahlungsverzug ebenfalls mit der ersten Mahnung ein oder aber – bei Geschäftskunden automatisch, bei Privatkunden nur mit ausdrücklichem Hinweis – spätestens 30 Tage nach Überschreiten des Fälligkeitsdatums (§ 286 BGB).

„Bitte zahlen!“ oder: Die außergerichtliche Mahnung

Im Regelfall schreiben Sie als Unternehmerin mit Überschreiten des Fälligkeitsdatums der Rechnung zuerst eine oder mehrere so genannte außergerichtliche Mahnungen. So wie das Versandhaus in meinem Beispiel. Wenn Sie es besonders freundlich formulieren wollen, können Sie das Wort „Mahnung“ im Titel Ihres ersten Schreibens auch durch „Zahlungserinnerung“ ersetzen.

Eingebürgert hat sich folgender Mahnvorgang:

  1.     Zahlungserinnerung
  2.     Erste Mahnung
  3.     Zweite Mahnung
  4.     Dritte Mahnung

Das ist nur ein Vorschlag. Tatsächlich informieren Sie Ihren Kunden ja schon in der Zahlungserinnerung über seinen Zahlungsverzug. Theoretisch könnten Sie daher bereits nach der ersten Mahnung ernst machen und ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten – mehr dazu später. In der Praxis hat sich allerdings eine mehrmalige außergerichtliche Mahnung eingebürgert.

Tipp: Haben Sie versucht, Ihren Kunden telefonisch zu erreichen? Manchmal hilft ein klärendes Gespräch mehr als die Vorschlaghammer-Methode mit der Mahnung. Kontaktieren Sie Ihren Kunden daher mit Ablauf des Fälligkeitsdatums der Rechnung zuerst einmal per Telefon – ein persönlicher Kontakt schafft mehr Verbindlichkeit als ein informelles Anschreiben. Und Sie erhalten damit auch die positive Kundenbeziehung.

Die wichtigsten Inhalte der außergerichtlichen Mahnung

Ok, Sie haben es versucht – Ihr Kunde reagiert auf Ihre Anrufe aber leider nicht. Nun sollten Sie eine Mahnung schreiben. Hier sind Sie relativ frei: Gesetzlich ist nirgends festgelegt, wie eine außergerichtliche Mahnung auszusehen hat. Auch die Schriftform ist nicht zwingend nötig – allein aus Gründen der Beweissicherung aber natürlich zu empfehlen.

Folgende Informationen sollten Sie in Ihrer Mahnung angeben:

  • Ihre persönlichen Daten
  • Die persönlichen Daten Ihres Kunden
  • Ausstellungsdatum
  • Bezeichnung des Dokuments als „Mahnung“
  • Anschreiben
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsbetrag
  • Gegebenenfalls Fälligkeitsdatum der Rechnung
  • Neues Zahlungsziel

Wie Sie sehen, sollten Sie unbedingt auch einen eindeutigen Bezug zur entsprechenden Rechnung herstellen, indem Sie Rechnungsnummer, -betrag und -datum anführen.

Tipp: Sie können Ihre Mahnungen natürlich in Excel oder Word aufsetzen. Sinnvoller ist es aber, sie gleich direkt in einem System wie dem Rechnungsprogramm Debitoor zu erstellen. Alle wichtigen Angaben und Rechnungsreferenzen sind hier bereits automatisch vorgegeben.

Der Ton macht die Musik – So formulieren Sie Ihre Mahnung

Neben den formellen Angaben wie Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag müssen Sie in Ihrer Mahnung natürlich auch ein entsprechendes Anschreiben formulieren. Auch hier dürfen Sie schalten und walten wie Sie wollen. Wichtig ist aber in jedem Fall, dass Ihr Schreiben eine deutliche Aufforderung an Ihren Kunden enthält, der Zahlung nachzukommen. Außerdem empfiehlt es sich, den Dringlichkeitsgrad mit jeder Mahnung zu erhöhen.

Beispiel für die Formulierung der Zahlungserinnerung:

„Im Rahmen unserer Buchhaltung ist uns aufgefallen, dass Sie unsere Rechnung vom XXX noch nicht beglichen haben. Sicherlich haben Sie einfach vergessen, den Rechnungsbetrag zu überweisen. Darum bitten wir Sie, dies nachzuholen und den entsprechenden Betrag in den nächsten Tagen zu begleichen.“

Beispiel für die Formulierung der ersten Mahnung:

„Leider haben wir noch keinen Zahlungseingang unserer Rechnung vom XXX feststellen können. Bitte überprüfen Sie Ihre Zahlung nochmals und überweisen den fälligen Rechnungsbetrag bis XXX auf unser Geschäftskonto.“

Beispiel für die Formulierung der zweiten Mahnung:

„Wir möchten Sie darüber informieren, dass wir bis heute keinen Zahlungseingang für die Rechnung vom XXX feststellen konnten. Bitte begleichen Sie den ausstehenden Rechnungsbetrag umgehend bis XXX.“

Beispiel für die Formulierung der dritten Mahnung:

„Ihre Rechnung vom XXX ist überfällig. Sollte Ihre Zahlung nicht bis zum XXX auf unserem Geschäftskonto eingehen, sehen wir uns gezwungen, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.“

Wie Sie merken, ist die Zahlungserinnerung noch sehr freundlich und verständnisvoll formuliert – schließlich möchten Sie einen möglicherweise langjährigen Kunden ja nicht verärgern – während die dritte Mahnung unmissverständlich mit gerichtlichen Konsequenzen bei weiterer Zahlungsverweigerung droht.

Hinweis: Hier kommt die gute Nachricht: Im Regelfall zahlt der Kunde nach Eingang der Zahlungserinnerung auch. Nicht jeder ist in seiner Buchhaltung so ordentlich wie Sie – da kann es schon mal vorkommen, dass eine Rechnung den Weg in die Vergessenheit antritt. Ist der Kunde solvent, wird er Ihrer Zahlungserinnerung deshalb normalerweise auch nachkommen. Sein Gewissen sagt ihm ja, dass er Ihnen etwas schuldig ist.

Wie hoch fallen Mahngebühren und Verzugszinsen aus?

Mahnungen kosten Sie als Unternehmerin Zeit und Geld. Bei Zahlungsverzug können Sie Ihrem Kunden deshalb Mahn- und Verzugsgebühren in Rechnung stellen. Diese sind in § 288 BGB geregelt. Für die Berechnung von Mahngebühren und Verzugszinsen muss sich Ihr Kunde bereits in Zahlungsverzug befinden – setzen Sie Ihren Kunden mit der Zahlungserinnerung also erst in Verzug, dürfen Sie dafür noch keine Mahngebühren veranschlagen. Die Zeit „läuft“ dann erst mit Zustellung der Zahlungserinnerung und die Mahngebühren werden mit der auf die Zahlungserinnerung folgenden ersten Mahnung fällig.

Mahngebühren und Verzugszinsen bei Geschäftskunden

Ist Ihr Kunde Unternehmer, können Sie auf eine Mahnkostenpauschale von 40€ zurückgreifen, zuzüglich eines Verzugszinssatzes von maximal 9% über dem Basiszinssatz. Der Basiszinssatz beträgt aktuell 0,83%, das ergibt also einen Verzugszinssatz von maximal 8,17%. Dieser wird pro Jahr auf den Rechnungsbetrag erhoben. Da Ihr Kunde bei Ihrer ersten Mahnung aber wahrscheinlich nicht schon ein ganzes Jahr im Rückstand ist, müssen Sie den Betrag der Zeitperiode entsprechend kürzen.

Mahngebühren und Verzugszinsen bei Privatkunden

Gegenüber Privatpersonen können Sie keine Mahnkostenpauschale geltend machen. Stattdessen greifen hier Mahngebühren. In welcher Höhe Sie diese ansetzen, ist zwar gesetzlich nicht geregelt, sie müssen aber plausibel sein. Mahngebühren in Höhe von 200€? Können Sie wahrscheinlich nur schwer rechtfertigen. In Rechnung stellen dürfen Sie nämlich nur Portokosten, Papier und Druck. Das ergibt dann im Regelfall einen Betrag unter 2,50€ pro Mahnung.

Auch Verzugszinsen dürfen Sie an Ihren Kunden weitergeben. Diese betragen weniger als bei Geschäftskunden, sie liegen nur 5% über dem Basiszinssatz von aktuell 0,83 %, also maximal bei 4,17%.

Hinweis: Mahngebühren und Verzugszinsen sind im Normalfall nicht der Umsatzsteuer unterworfen. Das heißt Sie dürfen in Ihrem Mahnschreiben auch keine zusätzliche Umsatzsteuer ausweisen – egal ob bei Privat-, oder Geschäftskunden.

Wie versende ich eine Mahnung?

Sie haben Ihre Mahnung erfolgreich aufgesetzt – jetzt geht es ans Versenden. Auch dafür gibt der Gesetzgeber keine konkreten Richtlinien vor – Sie können Ihre Mahnung also per Brief, per Fax oder auch per Email versenden.

Tipp: Gerade bei Mahnungen empfiehlt es sich, diese postalisch per Einschreiben (mit Zustellnachweis) zu versenden – aus Gründen der Nachweisbarkeit.

Jetzt wird’s ernst: Das gerichtliche Mahnverfahren

Trotz aller Ihrer Bemühungen hat Ihr Kunde leider nicht auf Ihre Mahnungen reagiert. Jetzt stehen Sie wieder vor dem Dilemma: Was tun?

In Ihrer letzten Mahnung haben Sie Ihren Kunden bereits darüber informiert, dass Sie nun gerichtlich tätig werden. Die zweite Stufe im Mahnverfahren ist daher das gerichtliche Mahnverfahren. Dieses ist folgendermaßen aufgebaut:

  1. Sie besorgen sich online unter online-mahnantrag.de den entsprechenden Vordruck. Diesen senden Sie an das für Ihren Unternehmenssitz zuständige Mahngericht.
  1. Das Mahngericht überprüft Ihren Antrag nun – allerdings nur auf formale Richtigkeit. Die Rechtmäßigkeit der Forderung wird dabei nicht geprüft.
  1. Im Anschluss stellt das Gericht den Mahnbescheid an Ihren Kunden aus. Darüber werden Sie auch informiert.
  1. Ihr Kunde hat nun drei Möglichkeiten zu reagieren:

a.) Er begleicht die Geldforderung. Gratulation: Dann haben Sie gewonnen.

b.) Er ignoriert den Mahnbescheid. Dann können Sie nach Ablauf einer 14-tägigen Frist einen Vollstreckungsbescheid beim Gericht beantragen.

c.) Er legt innerhalb von 14 Tagen Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein. Das ist der Worst Case. In diesem Fall kommt es zur Klage und zu einer Gerichtsverhandlung.

Leider ist dieses gerichtliche Mahnverfahren mit Kosten verbunden. Diese Kosten sind abhängig von der Forderungssumme und müssen zunächst einmal von Ihnen vorgestreckt werden. Für eine Forderungssumme von 3.000€ können Sie als Richtwert mit ca. 55€ Kosten für den Mahnbescheid rechnen. Kommt es zum Gerichtsverfahren, wird im Regelfall nochmal die fünffache Gebühr fällig, also 55€ x 5 = 275€. Hinzu kommen individuelle Anwaltskosten. Diese Gerichtskosten können Sie allerdings von Ihrem Kunden zurückverlangen.

Hinweis: Leider kann es vorkommen, dass Sie auch als Gewinnerin des Prozesses mit finanziellem Verlust aussteigen. Denn was, wenn Ihr Kunde nicht zahlen kann? Im unglücklichsten Fall bleiben Sie dann auf den Gerichtskosten „sitzen“.

Alternativen zum gerichtlichen Mahnverfahren

Die Vorteile des gerichtlichen Mahnverfahrens sind, dass es relativ unkompliziert ist und – solange des dabei nicht bis zum Gerichtsverfahren kommt – mit vergleichsweise geringen Kosten verbunden ist. Dennoch gibt es auch Alternativen dazu.

Das Inkassoverfahren

Unter Inkasso versteht man die gewerbliche Eintreibung von Forderungen. Davon haben Sie bestimmt schon einmal gehört. Sie übergeben Ihre Forderung nach erfolglosem außergerichtlichen Mahnverfahren – oder bereits für das außergerichtliche Mahnverfahren –  also einem Inkassounternehmen.

Tipp: Seien Sie sich bewusst, dass Sie Ihren Kunden wahrscheinlich verlieren werden, wenn Sie ein Inkassounternehmen einschalten. Diese sind in der Regel nicht daran interessiert, Ihre gute Kundenbeziehung aufrecht zu erhalten, sondern möchten in erster Linie die Forderung erfolgreich eintreiben. Übergeben Sie daher nicht alle fälligen Rechnungen sofort an ein Inkassounternehmen, sondern führen zumindest das außergerichtliche Mahnverfahren persönlich durch.

Die Zivilklage

In Ihrem letzten Mahnschreiben können Sie Ihrem Kunden statt mit dem gerichtlichen Mahnverfahren auch mit einer Zivilklage drohen. Während Sie das gerichtliche Mahnverfahren selbst in die Wege leiten können, sollten Sie für die Zivilklage einen Profi – also einen Anwalt – beauftragen. Er verfasst eine ordnungsgemäße Klageschrift an das Gericht und übernimmt auch alle anderen gerichtlichen Vorgänge für Sie. Die Kosten dafür müssen Sie wie beim gerichtlichen Mahnverfahren erst einmal selbst vorstrecken.

Hinweis: Die Zivilklage ist quasi das gerichtliche Mahnverfahren. Statt zuerst einen gerichtlichen Mahnbescheid zu beantragen, leiten Sie sofort ein Gerichtsverfahren ein – mit möglicherweise hohen Kosten und Aufwand für Sie. Überlegen Sie daher, ob Sie wirklich notwendigerweise sofort zur Klage greifen wollen.

 

   Andrea Lackner

arbeitet als Buchhaltungsexpertin für das Rechnungsprogramm Debitoor. Debitoor fokussiert sich dabei speziell auf die Anforderungen von Gründern und Kleinunternehmern an ein Buchhaltungsprogramm: Eine einfache, intuitive Bedienung, die alle wichtigen Grundfunktionen abdeckt: In wenigen Sekunden können Angebote und Rechnungen erstellt, Zahlungen abgeglichen und Einnahmen und Ausgaben übersichtlich dargestellt werden. Für eine schnelle, unkomplizierte Rechnungsstellung und Buchhaltung.

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