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Auf die Rechnung folgt die Forderung – wenn der Kunde nicht zahlt

Es ist ein Szenario, dass Sie sich sicherlich nicht wünschen, was allerdings doch mitunter im Geschäftsalltag aus unterschiedlichen Gründen vorkommt: Sie haben eine Rechnung gestellt, aber Ihr Kunde zahlt nicht. In diesem Fall ist es wichtig einige Fakten über das Forderungsmanagement zu wissen.

Was ist das Forderungsmanagement?

Dabei handelt es sich um einen Bereich des Rechnungswesen, der sich um die professionelle Mahnweise kümmert, um Zahlungsausfälle zu vermeiden, wenn der Kunde nicht zahlt. Ein gut organisiertes Forderungsmanagement beginnt mit dem Ordnen, Registrieren und Organisieren der offenen Zahlungen. Nur eine klare Struktur ermöglicht es Ihnen, dem Rechnungsempfänger rechtzeitig mitzuteilen, dass er den ausstehenden Rechnungsbetrag überweisen möge.

Tipp: Im besten Fall überprüfen Sie bereits vor einer Geschäftsbindung die Bonität. Bei großen Aufträgen ist es außerdem empfehlenswert das Schuldner- und Handelsregister sowie den Jahresabschluss einzusehen. Diesen Prozess nennt man auch Debitorenmanagement.

Wie funktioniert das Debitorenmanagement?

Das Debitorenmanagement ist ebenfalls Teils des Rechnungswesens und betrifft die Gestaltung der finanziellen Zusammenarbeit von Unternehmen und Schuldnern beziehungsweise Kunden. Dazu gehört der gesamte schriftliche und telefonische Kontakt. Die Bezeichnung rührt daher, dass Kunden oder Forderungsschuldner in der Buchhaltung auch Debitoren genannt werden. Darüber hinaus wird das Debitoren- auch als Risikomanagement bezeichnet.

Was müssen Sie bei der Rechnungsstellung beachten?

Bei der Vertragsgestaltung sollte eine Zahlungsfrist mit aufgenommen werden wie z.B. Zahlung nach Erhalt der Ware. So kann der genaue Zahlungstermin oder aber ein Zahlungsziel vereinbart werden. Zudem können in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen neben Gewährleistungsfristen und Haftungsbeschränkungen auch Mahn-und Inkassokosten eingebunden werden. Somit trägt Ihr Unternehmen keine Kosten, falls es zu einem Zahlungsausfall kommt. Wichtig ist außerdem, dass Ihre Rechnungen prüffähig sind. Das heißt, sie müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Bei der Auftragsbearbeitung, -verwaltung und Rechnungserstellung ist eine spezielle Software, wie beispielsweise von Lexware, eine große Unterstützung, die Ihnen passende Vorlagen und praktische Funktionen bietet. So können Sie zum Beispiel per Mausklick aus einem Angebot einfach eine Rechnung machen.

Tipp: Wurde noch keine Mahnung verschickt oder eine andere Frist ausgehandelt, tritt 30 Tage nach Erhalt der Rechnung der Zahlungsverzug ein. Dies gilt allerdings nur bei Geschäftskunden, Privatkunden müssen darauf hingewiesen werden. Daher sollten Sie generell in Ihre Rechnungen den Hinweis aufnehmen, dass der Zahlungsverzug 30 Tage nach Erhalt der Rechnung beginnt. Durch die Angabe einer festen Zahlungsfrist oder eines fixen Zahlungstermins, gerät Ihr Kunde automatisch in Verzug, wenn er nicht rechtzeitig bezahlt.

Auf den Zahlungsverzug folgt die erste Mahnung (Zahlungserinnerung), mit der Sie Ihrem Schuldner seinen Verzug konkret verdeutlichen. Das entsprechende Schreiben ist relativ formfrei, sollte jedoch wesentliche Punkte enthalten, wie:

  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer
  • Fälligkeitsdatum
  • Höhe der offenen Forderung
  • neue Zahlungsfrist

Sollte das sogenannte kaufmännische Mahnverfahren erfolglos bleiben, können Sie die Angelegenheit an ein Inkassounternehmen übergeben, das in Ihrem Auftrag versuchen wird, die Forderungen einzuziehen. Falls dies ebenfalls scheitert, ist der letzte Schritt die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens.

Hinweis: Haben Sie in Ihrer Rechnung ein Zahlungsziel festgelegt, ist keine Zahlungserinnerung (Mahnung) erforderlich, um einen Inkassoauftrag zu stellen.

Forderungsmanagement Inhouse abwickeln oder Outsourcen

Vielleicht stellen Sie sich auch die Frage, ob Sie das Forderungsmanagement Inhouse absolvieren, outsourcen oder gar „die paar Kunden“ ignorieren sollen. Jedoch sind die Zahlungen Ihrer Kunden wichtige Einnahmen für Ihr Unternehmen. Darüber hinaus kann es passieren, dass Sie irgendwann eine Vielzahl an offenen Rechnungen haben werden, sodass ein Forderungsmanagement sinnvoll ist, um die Mahnverfahren bewältigen zu können.

Ob Freiberufler, Mittelständler oder Großkonzern – für jedes Unternehmen gibt es eine passende Lösung bezüglich des Forderungsmanagements, die abhängig von der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Kunden sowie von der Menge an gegenwärtigen und zukünftigen Mahnverfahren ist. Wird der Aufwand zu groß, kann das Forderungsmanagement extern durchgeführt werden. Ob Sie sich dafür entscheiden oder es lieber in einer eigenen Abteilung durchführen sollen, dabei kann Ihnen eine Kosten-Nutzen- Analyse helfen.

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