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Büroalltag: Hab ich an alles gedacht?

Wer sein eigenes Büro hat, der muss schauen, dass er seine Arbeiten gut organisiert bekommt. Das A & O eines strukturierten Arbeitstages ist die Planung der anfallenden Aufgaben. Mit Beginn des Tages sollte eine klare Struktur der anfallenden Tätigkeiten den Einstieg erleichtern. Ganz wichtig bei der Planung ist, zu schauen, ob die aufgelisteten Aufgaben das vorhandene Zeitfenster nicht überschreiten.

Ein wichtiger Gedanken dabei ist, dass Arbeiten oft länger dauern als angenommen, da Störungen und Fehler selten mit in die Zeitplanung eingerechnet werden.

Machen Sie sich klar, was Sie und Ihre Tätigkeit wirklich weiterbringt. Brauchen Sie jeden Newsletter, den Sie abonniert haben? Müssen Sie bei Facebook und Twitter immer auf dem Laufenden sein, was Ihre Community angeht oder können die auch mal ein zwei Stunden warten?

Wie plane ich meine Aufgaben im Büro und im Alltag also richtig?

Der erste Tipp hierzu: Agieren Sie, statt zu reagieren. Versuchen Sie aus dem Alltagstrott auszubrechen und anfallende Aufgaben nach ihrer Sinnhaftigkeit zu hinterfragen.

Versuchen Sie Ihren Biorhythmus zu erfassen und Ihre Arbeit danach auszurichten. Es bringt nichts schon um 7 Uhr am Schreibtisch zu sitzen, wenn Sie eigentlich erst um 10 Uhr die volle Konzentration aufbringen.

Versuchen Sie Ihre Arbeit zu organisieren. Suchen Sie dafür unter den vielen Tools und Planungshilfen, die die Ihnen am meisten zusagt. Ob mit Papier und Stift einen Tagesablauf schreiben, mit bunten Klebern die Struktur im Kalender festzuhalten oder sich eine Zeit-App auf das Smartphone zu laden. Suchen Sie sich Materialien und Hilfsmittel, die Ihnen Spaß machen, mit denen das Planen des Arbeitsalltages schon eine Freude ist:

Probieren Sie aus, welche der Hilfsmittel am besten zu Ihnen passt und Ihre Arbeit so produktiver werden lässt.

Dann nehmen Sie sich ihre anfallenden Aufgaben vor und unterteilen diese in drei Kategorien:

  • unaufschiebbar
  • wichtig
  • freiwillig

Alle Aufgaben, die an diesem Tag oder in dieser Woche unbedingt erledigt werden müssen, werden unter dem Begriff Unaufschiebbar notiert.

Unter dem nächsten Begriff werden Aufgaben aufgeführt, die wichtig, aber verschiebbar sind. Tragen Sie hier auch Unvorhergesehenes und Pausen ein. Möchte ich einen Nachmittag oder einen ganzen Tag frei? Stehen für diese Woche viele Termine an, dann nehme ich mir weniger Aufgaben vor.

Unter freiwilligt werden Tätigkeiten aufgelistet, die nicht vergessen werden sollten, aber flexibel handhabbar sind.

Überprüfen Sie nach der Auflistung die anfallenden Aufgaben und streichen Sie sie notfalls oder verschieben Sie Tätigkeiten unter einen anderen Begriff.

Haben Sie die Aufgaben den Begrifflichkeiten zugeordnet, dann bestimmen Sie die Tage an denen diese erledigt werden sollten. Feste Termine sind Abgabetermine, Kundengespräche oder Meetings, die müssen zur angegebenen Zeit wahrgenommen werden.

Wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben, setzen Sie einen Haken oder streichen Sie sie durch. So ein kleines Zeichen kann eine richtige Belohnung werden, was zum Weiterarbeiten durchaus ermutigen kann.

Und was, wenn ich das alles nicht schaffe?

Dann suchen Sie sich Hilfe oder Unterstützung. Mittlerweile gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Servicekräfte für bestimmte Aufgaben zu buchen. Ob ein Team Ihr Büro strukturiert, Ihnen einen Telefonservice anbietet oder Schreibarbeiten abnimmt, Möglichkeiten gibt es viele.

Tipps fürs Zeitmanagement

  • Organisieren Sie sich nicht tot – Zeitmanagement ist für SIE da, nicht Sie für das Zeitmanagement!
  • Zeitmanagement ist als kein notwendiges Übel anzusehen, sondern eine Möglichkeit, Ihre Arbeit mit mehr Lust und Freude zu erleben. Nicht als „immer schneller, immer mehr“ – sondern als „immer schöner, immer spannender“.

 

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