Unternehmerinnenwissen

Gut geplant ist halb gewonnen – Tipps für die Veranstaltungsplanung

Tagungen und Events gehören heute fest in den Unternehmeralltag. Die Veranstaltungsplanung bedarf jedoch einer Menge an logistischen Überlegungen, und dazu zählen nicht nur Veranstaltungsort und Infrastruktur.

Raum ist nicht gleich Raum

Jeder Veranstalter sollte mit Beginn der Planungen festlegen wie groß der Veranstaltungsraum sein sollte, welche Stimmung die Veranstaltung prägen sollte sowie die Anzahl der teilnehmenden Personen.

Bei der Veranstaltungsplanung sollte zudem Berücksichtigung finden, ob eine Übernachtungsmöglichkeit für Referenten und Teilnehmer  benötigt wird. Wenn dem so ist, lohnt sich die Suche nach Anbietern, die sowohl Eventräumlichkeiten und Übernachtung  anbieten, wie z.B. die Businesshotels mit Meetingräumen von Pullman.

Ausstattung – Welche Vorrichtungen werden benötigt?

Ein wichtiger Punkt bei der Wahl einer Location ist auch die Veranstaltungstechnik. Werden Vorträge gehalten, sind Anschlüsse für Beamer, Laptops und Rechner notwendig. Oft stellen Veranstalter diese technischen Hilfsmittel zur Verfügung, sodass es nicht notwendig ist, eigene Geräte mitzubringen. Nachfragen lohnt sich hier auf jeden Fall. Eventuell gibt es vor Ort eine Basis auf der aufgebaut werden kann.

Stehen nicht nur Vorträge und Referate auf der Tagesordnung, sollten die Veranstalter über Bühnenelemente, Dekomaterial, Podeste, Stellwände, Tische und Stühle nachdenken. Auch die Akustik ist ein wichtiger Punkt, den es zu beachten gibt. Bei einer Veranstaltung mit vielen Redebeiträgen ist es wichtig, dass die Räumlichkeiten nicht hallen.

Sind neben der Hauptveranstaltung auch Meetings und Seminare geplant, müssen kleinere separate Räume zur Verfügung stehen. Auch in diesen gilt es, auf die Ausstattung bezüglich Mobiliar und Technik zu achten.

Zusätzliches Büromaterial wie Stifte, Blöcke und Namensschilder dürfen nicht fehlen. Standard ist mittlerweile  das Angebot eines kostenfreien WLAN-Zugangs.

Langfristig denken bei Drucksachen

Stehen der Veranstaltungsort und der Veranstaltungsinhalt fest, muss die Ankündigung erfolgen. Angefangen von Einladungskarten mit Programmablauf und Anfahrtsskizzen über Plakate, Eintrittskarten und Programme, alle Printprodukte sollten langfristig geplant und erstellt werden. Sich im Vorfeld eine Druckerei zu suchen und Druckkontingente zu reservieren, macht durchaus Sinn.

Eine Überlegung dabei ist die Wahl der Druckerei: spart man bei der Online-Druckerei oder wählt man die Druckerei vor Ort. Hier gibt es häufig vor allem preisliche Unterschiede. Eine Möglichkeit des Vergleichs findet sich unter www.druckerei-vergleich.eu.

Gibt es Personen, die im Notfall helfen können?

Bei der Durchführung einer Veranstaltung fallen trotz guter Planung immer wieder diverse Aufgaben an, die von Fachpersonal übernommen werden können und müssen. Ist ein Haustechniker vor Ort, gibt es Security-Personal?

Falls entsprechendes Fachpersonal nicht vor Ort ist, muss eventuell ein Auftrag vergeben werden. Der Veranstalter sollte dann sicherstellen, dass dieses Personal auch eine Möglichkeit hat, sich aufzuhalten.

Ein weiterer Punkt hier ist Personal für das Catering. Oft wird das aber vom Anbieter des Veranstaltungsortes oder einem externen Caterer gestellt.

Verpflegung ist immer wichtig

Mit dem Beginn der Planung sollte auch das Thema Catering berücksichtigt werden. Was soll wann an Getränken und Verpflegung angeboten werden? Welcher Caterer sitzt in der Region? Was bietet dieser an? Oder bietet eventuell der Vermieter der Räumlichkeiten einen solchen Service mit an?

Zu erfragen ist vor allem auch die Ausstattung der Räume mit Geschirr und Besteck. Im Zweifelsfall kann man das aber beim Caterer mit ordern.

Kinder an Bord?

Richtet sich die Veranstaltung an Eltern, sollten die Veranstalter über eine Kinderbetreuung nachdenken.

Eine Übersicht über mögliche professionelle Kinderbetreuungsangebote kann hier eingesehen werdenwww.she-works.de/familienmanagement.

Alles bedacht?

Um sich sicher zu sein, dass alle möglichen Bereiche zur Durchführung von Messen, Kongressen, Seminaren oder Workshops bedacht wurden, finden Sie als Veranstalter unter www.tagungsplaner.de/checklisten diverse Checklisten, die helfen, den Überblick zu bewahren.

Wenn der Aufwand Sie doch abschreckt, gibt es immer noch die Möglichkeit einen professionellen Eventplaner mit der Vorbereitung zu beauftragen.

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