Unternehmerinnenwissen

Strukturierte Ordnung im Büro – aber bitte mit System

Regale voll mit Ordnern, Karteikarten zur Übersicht, Hängeregister und Übersichtskalender – wer kennt das nicht. In einem funktionierenden Büroalltag, ob im Unternehmen oder als Freiberufler, können wir selten ohne diese Ordnungshelfer arbeiten. Das papierlose Büro ist nicht immer umsetzbar. Aber strukturierte Ordnung im Büro hilft vor dem Chaos-Kollaps.

Ordnung ist das halbe Leben – so oder so!

Entweder man hält Ordnung, und verbraucht dabei eine Menge Zeit mit der Strukturierung, dafür aber weniger Zeit zum Suchen. Oder man hält keine Ordnung – sucht sich aber dumm und dusselig. Ordnung ist auch ein Teil der nötigen Sauberkeit. Und mit Ordnung kann man ein System auch einer anderen Person zumuten, die sich dann darin zurechtfinden kann. In einem Büro benötigt man dafür ebenso ein sinnvolles und nachvollziehbares Beschriftungs- bzw. Etikettiersystem. Doch Etiketten haben so ihre Tücken. Denn es muss natürlich das Ordnungsprinzip hinter der geschaffenen Ordnung stimmen.

  • Wofür brauchen Sie die Ordnung?
  • Was ist das Wichtigste daran?
  • Wie können Sie die Ordnung kennzeichnen?
  • Bleibt das System erkennbar?

Erst Strukturieren dann Etikettieren

Wahllose Etikettierung macht bei mehr als circa zehn zu etikettierenden Dingen keinen Sinn. Welche Gruppierungen können Sie machen, damit Sie die Dinge, beispielsweise Ordner, leichter finden? Welcher Ordner wird wie dick werden, lohnt sich ein Unterordner oder eine neue Kategorie? Auf jeden Fall lohnt es sich Gedanken darüber zu machen, bevor Sie eine Ordnung anlegen, und damit beginnen Etiketten zu schreiben oder zu bedrucken.

Etiketten mit sinnvoller Beschriftung helfen dabei, zum richtigen Ordner zu greifen. Doch was wenn die Ordnung sich nicht etabliert und Themeninhalte in zwei verschiedenen Ordnern aufzufinden sind? Oder eine Systemeinheit zu voll ist, um darin den Überblick zu bekommen? 

Im ersten Fall hilft nur sich noch einmal die Grundsystematik zu vergegenwärtigen, beide Ordner vorzunehmen und gegebenenfalls auszumisten, oder / und ein neues Etikett anzulegen, das beides unter einen Hut bringt, oder / und die Kategorien neu fassen und besser voneinander abgrenzen.

Beim zweiten Fall liegt die Sache ähnlich. Auch hier ist es von Vorteil sich noch einmal die Grundsystematik vorzunehmen, und zu erkennen, unter welchen Aspekten wirklich gesucht wird. Daran arbeitet man dann die Ordnerinhalte ab und sucht Gruppierungen, die dann neu mit selbst bedruckten Etiketten versehen werden können.


Gestalten Sie eine effiziente Ordnerstruktur

Um in einem großen Büro eine effiziente Ordnerstruktur zu erreichen, ist es nötig die Struktur extern festzuhalten, um sie z.B. mit Bullet Points und Listen übersichtlicher zu halten. Die Ordnerstruktur sollte nun in allen Medien gleich sein. Dann können Sie ohne Fehler ablegen und auch wiederfinden und im Ernstfall auch eine Vertretung in ihr Büro lassen.

 

Links:

Tipps zum Organisieren von Dokumenten und Unterlagen:

http://www.klicktipps.de/papiere_organisieren.php

Mögliche Ordnungssysteme im Büro:

http://buerojob-blog.de/2012/11/21/ordnungssysteme-im-buro/

Etikettendrucker und Zubehör:

http://www.ident24.de/barcodesysteme/Etikettendrucker/

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