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Wie man schwierige Kunden im Telefonservice handhabt

Aus der Redaktion

Als Mitarbeiter im Telefonservice haben Sie früher oder später auch mal schwierige Kunden. Es kann schwierig sein, ruhig und professionell zu bleiben, wenn man von jemandem angeschrien wird oder wenn man merkt, dass der Kunde unzufrieden ist. Aber keine Sorge, es gibt Schritte, die Sie unternehmen können, um schwierige Kunden erfolgreich zu handhaben.

In diesem Blog-Beitrag werden wir uns ansehen, wie Sie durch konstruktive Kommunikation, aktives Zuhören und das Verstehen des Kundenproblems schwierige Anrufe im Telefonservice erfolgreich meistern können. Lernen Sie, wie Sie Ihre Professionalität und Ruhe bewahren können, auch wenn der Kunde unzufrieden ist. So können Sie dafür sorgen, dass jeder Anruf erfolgreich und zufriedenstellend für beide Seiten verläuft.

Sie können schwierige Kunden erfolgreich handhaben, indem Sie ruhig bleiben und gelassen reagieren

Eine der wichtigsten Fähigkeiten, die Sie als Mitarbeiter im Telefonservice erlernen sollten, ist die Fähigkeit, ruhig und gelassen zu bleiben, auch wenn Sie mit schwierigen Kunden konfrontiert werden. Dies kann leicht gesagt, aber schwerer umgesetzt werden, besonders wenn man sich in einer stressigen oder schwierigen Situation befindet. Aber es ist wichtig zu verstehen, dass Ihre Fähigkeit, ruhig und gelassen zu bleiben, einen direkten Einfluss darauf hat, wie erfolgreich Sie in der Lage sind, einen schwierigen Kunden zufriedenzustellen.

Wenn Sie ruhig bleiben, signalisieren Sie dem Kunden, dass Sie ihm zuhören und sein Problem ernst nehmen. Es zeigt auch, dass Sie in der Lage sind, professionell und gelassen zu reagieren, anstatt sich von den Emotionen des Kunden beeinflussen zu lassen. Eine gelassene Reaktion zeigt dem Kunden, dass Sie ihm helfen möchten, sein Problem zu lösen und dass Sie dazu in der Lage sind.

Eine Möglichkeit, um ruhig und gelassen zu bleiben, ist es, Atemübungen durchzuführen, bevor Sie einen schwierigen Anruf entgegennehmen. Sie können auch mentale Bilder verwenden, um sich auf einen ruhigen Ort zu konzentrieren, wenn Sie sich in einer stressigen Situation befinden. Es ist auch wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Kunde am Telefon vermutlich nicht böse auf Sie persönlich ist, sondern einfach unzufrieden mit der Situation ist.

Ein weiterer Tipp ist, vor dem Anruf einen Plan zu erstellen, wie man das Problem lösen kann. Dies gibt Ihnen eine Vorstellung davon, wie Sie am besten dem Kunden helfen können und Sie werden weniger nervös sein, weil Sie eine Lösung parat haben.

Erfahren Sie, wie Sie konstruktive Kommunikation nutzen können, um schwierige Situationen im Telefonservice zu meistern

Eine der wichtigsten Fähigkeiten, die Sie als Mitarbeiter im Telefonservice erlernen sollten, ist die Fähigkeit, konstruktiv zu kommunizieren. Konstruktive Kommunikation ist ein Prozess, bei dem Sie Ihre Worte und Ihre Körpersprache bewusst einsetzen, um eine positive und produktive Interaktion mit dem Kunden zu erreichen. Es kann besonders nützlich sein, wenn Sie mit schwierigen Kunden konfrontiert werden.

Eine Möglichkeit, konstruktive Kommunikation im Telefonservice anzuwenden, besteht darin, aktiv zuzuhören, was der Kunde sagt, anstatt ihn zu unterbrechen oder ihm zu widersprechen. Dies gibt dem Kunden das Gefühl, dass Sie ihm zuhören und sein Problem ernst nehmen. Es ist auch wichtig, die Wortwahl zu beachten. Vermeiden Sie es, den Kunden zu beschuldigen oder zu beschuldigen. Stattdessen sollten Sie sachlich bleiben und darauf abzielen, eine Lösung zu finden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der konstruktiven Kommunikation ist die Verwendung von „I“-Aussagen anstatt von „Sie“-Aussagen. „I“-Aussagen beschreiben, wie Sie sich fühlen oder was Sie denken, anstatt den Kunden direkt anzugreifen oder zu beschuldigen. Zum Beispiel anstatt zu sagen „Sie haben diesen Fehler gemacht“, sagen Sie, „Ich verstehe, dass Sie unzufrieden sind, weil dieser Fehler passiert ist.“

Es ist auch wichtig, Empathie zu zeigen. Versuchen Sie sich in die Lage des Kunden zu versetzen und verstehen Sie dessen Perspektive. Dies kann dazu beitragen, dass der Kunde sich verstanden und gesehen fühlt und dadurch die Situation entschärft werden kann.

Lernen Sie, wie Sie durch aktives Zuhören und Verstehen des Kundenproblems schwierige Anrufe im Telefonservice erfolgreich bewältigen können

Aktives Zuhören und das Verstehen des Kundenproblems sind entscheidende Fähigkeiten, die Sie als Mitarbeiter im Telefonservice erlernen sollten, um schwierige Anrufe erfolgreich zu meistern. Aktives Zuhören bedeutet, dem Kunden aufmerksam und konzentriert zuzuhören, anstatt ihn zu unterbrechen oder ihm zu widersprechen. Es ermöglicht es Ihnen, das Problem des Kunden vollständig zu verstehen, und erleichtert es Ihnen, eine passende Lösung zu finden.

Eine Möglichkeit, aktiv zuzuhören, besteht darin, die Worte des Kunden zu wiederholen oder zusammenzufassen, um sicherzustellen, dass Sie das Problem richtig verstehen. Sie können auch Nachfragen stellen, um mehr Informationen zu erhalten und sicherzustellen, dass Sie das Problem vollständig verstehen.

Das Verstehen des Kundenproblems ist auch von großer Bedeutung. Es ermöglicht es Ihnen, die Perspektive des Kunden zu verstehen und seine Bedürfnisse und Erwartungen besser zu verstehen. Durch das Verstehen des Problems des Kunden können Sie ihm besser helfen und eine passende Lösung finden.

Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Kunde am Telefon vermutlich nicht böse auf Sie persönlich ist, sondern einfach unzufrieden mit der Situation ist. Indem Sie aktiv zuhören und das Problem des Kunden verstehen, können Sie dazu beitragen, dass der Kunde sich verstanden und gesehen fühlt und dadurch die Situation entschärft werden kann.

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