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Fehlendes Zeiterfassungssystem: Ab Herbst kann es teuer werden

Aus der Redaktion

Ein Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) aus 2019 stellt bereits klar, dass eine genaue Arbeitszeiterfassung mit einem Zeiterfassungssystem ebenfalls im nationalen Recht der Mitgliedsstaaten umzusetzen ist – sofern diese auf dem europäischen Grundrecht eines jeden Arbeitnehmers aus Art. 31 Abs. 2 GRCh fußt. Bisher war im deutschen Arbeitsrecht lediglich vorgeschrieben, dass Arbeitszeiten und Überstunden an Sonn- und Feiertagen zu erfassen sind. Bisher gab es keine generelle Pflicht zur Zeiterfassung.

Die Arbeitszeiterfassungspflicht ist da

Nun gibt es eine Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) und diese bringt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung mit sich. Das bedeutet für Unternehmen, dass die Arbeitszeiten elektronisch aufzuzeichnen sind. Festgelegt ist dies im Grundsatzurteil (1ABR 22/21).

Eingeführt wurden bereits von vielen Arbeitgebern die elektronischen Zeiterfassungssysteme, z. B. mit HR Software. Nicht nur die Mitarbeiter profitieren davon, sondern auch die Arbeitgeber. Vor allem bei Bürojobs ist das üblich, wobei die Vorgehensweise noch nicht in allen Branchen und Unternehmen angekommen ist. Beispielsweise hält die Baubranche diese Vorgehensweise für weniger praktikabel aufgrund der konkreten Arbeitsbedingungen. Zudem profitieren viele der Branchen bislang noch nicht von den Zeiterfassungssystemen, bei denen Minijobs üblich sind. Oft sind noch die aufwendigen Dokumentationen üblich, die in Papierform erfolgen.

Einige Branchen müssen sich ab Oktober damit abfinden, dass es zu einer Pflicht der Arbeitszeiterfassung kommt. Dies gilt insbesondere für die Bau- und Gastronomiebranche.

Die Kernpunkte der systematischen Erfassung der Arbeitszeit

Durch das EuGH-Urteil wurde kein bestimmtes System vorgeschrieben. Jedoch muss das System, das zum Einsatz kommt, in der Lage sein, die Zeiten systematisch zu speichern und zu dokumentieren. Entsprechende digitale und softwarebasierte Lösungen eignen sich dafür.

Unternehmen, die sich nicht an die Vorschrift der Arbeitszeiterfassung halten, müssen mit Bußgeldern rechnen. Dies ist bereits der Fall, wenn Überstunden nicht erfasst werden. Da es sich bei den Arbeitszeiten um personenbezogene Daten handelt, unterliegen diese dem Datenschutz. Daher dürfen diese lediglich für die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften erfasst werden. Mit dem Gesetz zur systematischen Arbeitszeiterfassung wurde die Vertrauensarbeitszeit abgeschafft.

Welche Branchen sind von der neuen Regelung mit einem Zeiterfassungssystem betroffen?

Die Einführung der Arbeitszeiterfassung betrifft prinzipiell alle Branchen – wobei es wenige Ausnahmen gibt. Insbesondere sind die Branchen aus § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz betroffen:

  • Baugewerbe,
  • Unternehmen in der Forstwirtschaft,
  • Gebäudereiniger,
  • Wach- und Sicherheitsunternehmen,
  • Gaststätten- und Beherbungsbetriebe und
  • Speditionen, Transport- und

Der Ordnungswidrigkeitentatbestand wird in § 16 Abs. 1 Nr. 17 AÜG erweitert. Unternehmen, die die Regelung nicht umsetzen oder gegen die Vorgaben zur Arbeitszeitaufzeichnung verstoßen, begehen ab Oktober 2022 eine Ordnungswidrigkeit, welche ein Bußgeld mit sich ziehen kann.

Achtung KMU & Kleinunternehmer – es gibt auch Vorteile

Es steht außer Frage, dass ein gewisser Aufwand auf die Unternehmer*innen zukommt, mit der Einführung der Arbeitszeiterfassung. Aber zugleich profitieren die Unternehmen durch die systematische und digitale Zeiterfassung von einigen Vorteilen:

  • Mehr Transparenz,
  • eindeutige Nachweise im Falle einer Streitigkeit und
  • Es handelt sich um eine Art Kontrollinstrument und Nachweis für die Einhaltung der festgehaltenen Mindest- und Höchstarbeitszeiten im Arbeitsvertrag.

Empfehlenswert ist ein mobiles Zeiterfassungssystem, wenn es um die optimale und anwendungsgerechte Umsetzung geht. Dieses ist flexibel einsetzbar und kann orts- und zeitunabhängig eingesetzt werden. Somit sind die Mitarbeiter*innen in der Lage, an jedem Arbeitsort, bspw. mit einer App-Lösung, die Arbeitszeit selbständig zu erfassen. Vorteilhaft ist dies z. B. für das Baugewerbe, aber auch für die Home-Office-Lösungen.

Besteht ein sofortiger Handlungsbedarf für Arbeitgeber*innen?

Grundsätzlich gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits. Aber dennoch muss kein Unternehmen überstürzt ein System einführen. Zwar ist ein Bußgeld bei Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht von Überstunden vorgesehen, aber das Arbeitsschutzgesetz gilt als Grundlage für die Pflicht der allgemeinen Arbeitszeiterfassung. Erst dann, wenn einer Anordnung einer Arbeitsschutzbehörde keine Folge geleistet wird, dann kann es zu einem Bußgeld kommen.

Doch Arbeitgeber*innen sollten die Entscheidung für ein System nicht auf die lange Bahn schieben. Außerdem sollten sie sich schnellstmöglich Gedanken machen, welches Zeiterfassungssystem am besten geeignet ist für das eigene Unternehmen und wie dieses umzusetzen ist.

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1 Kommentar

  1. 14. November 2022 at 12:29

    Mir war gar nicht bewusst, dass es sogar ein EuGH-Urteil dazu gibt, dass die Zeiterfassung recht eines jeden Arbeitgebers ist. Meine Tante möchte für ihre Homeoffice-Mitarbeiter auch eine unkomplizierte Zeiterfassung vornehmen, da ist es gut zu wissen, dass das auch völlig legitim ist. Natürlich kann sie sich auch bei einem Anwalt Hilfe fürs Arbeitsrecht holen. Danke für die gute Aufklärung!

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