Büroalltag

Effizienz statt Zeitverlust: 6 Tipps für produktive Meetings

Von Martin Geiger

Jeder kennt sie, jeder hat sie: Meetings. Kein erfolgreiches Unternehmen kommt ohne regelmäßige Teamtreffen aus. Sie sind essenziell für die Kommunikation und Transparenz der gemeinsamen Ziele und Arbeitsabläufe innerhalb des Unternehmens. Meetings fressen allerdings auch schnell sehr viel Zeit und stiften manchmal eher Verwirrung als Klarheit.

Die Dynamiken von Teammeetings sind manchmal nicht einfach zu erkennen, folgen aber oftmals gleichen Regeln. Um zu verhindern, dass Meetings zum Zeitfresser werden, gibt es hier 6 Tipps, um sie effizienter zu gestalten:

  1. Vermeiden Sie unnötige Meetings

Es klingt vielleicht erstmal seltsam, aber: Vermeiden Sie Meetings! Natürlich nicht alle. Aber jene, auf die man gut verzichten kann. Viele Meetings sind reine Gewohnheit – schnell gesetzt und öfter anberaumt als sie es sollten. Denn nicht jedes Treffen macht wirklich Sinn. Wenn Sie diejenige sind, die das Meeting einberuft, stellen Sie sich die Frage: Was würde passieren, wenn das Teamtreffen nicht stattfinden würde? Würde das wirklich negative Konsequenzen haben? Oder lässt es sich auch gut ohne leben? In letzterem Fall: Sparen Sie sich eine zeitaufwändige Zusammenkunft und verschicken Sie eine Rundmail mit den notwendigen Informationen. Ebenso andersherum: Sie müssen als Mitarbeitende nicht jedes Meeting wahrnehmen, das Ihnen vorgeschlagen wird. Haben Sie etwas beizutragen? Wird das Treffen Sie weiterbringen? Dann nehmen Sie teil, ansonsten: Lassen Sie es! Und sagen mit einer entsprechenden Begründung ab.

  1. Achten Sie auf konsequentes Zeitmanagement

Zeitmanagement ist bei Meetings ein zentraler Punkt. Sie gehen ohnehin oft länger als geplant; am schlimmsten wird es, wenn sie ausufern und kein Ende mehr in Sicht ist. Das macht die Teilnehmenden schnell motivationslos. Also: Setzen Sie sich zeitliche Vorgaben und Limits und ziehen Sie diese auch konsequent durch. Wenn das Treffen um 12 Uhr beginnen und um 14 Uhr enden soll, dann findet es zwischen 12 und 14 Uhr statt und zu keinem anderen Zeitpunkt! Sie können auch ruhig mal ein Meeting ansetzen, das kürzer dauert als gewohnt. Vielleicht merken Sie, dass es weniger Zeit braucht als gedacht – und etwas Zeitdruck steigert die Produktivität. Als Unterstützung können Sie einen Zeitmanager oder eine Zeitmanagerin im Team bestimmen. Der- oder diejenige hat die Uhr fest im Blick und sagt Bescheid, wenn Diskussionen zeitlich ausarten. Oder Sie stellen gar einen Timer auf den Tisch, der allen Anwesenden signalisiert, wie viel Zeit noch bleibt, und das Ende der Sitzung vielleicht sogar akustisch ankündigt.

  1. Achten Sie auf die richtige Umgebung

Zwanzig Menschen in einem zu kleinen Raum mit stickiger Luft: Hier werden keine neuen Ideen geboren, schlimmstenfalls nicken die Teilnehmenden ein. Ein Meeting draußen, mit Straßenlärm und tobenden Kindern im Ohr: Hier wird die nötige Konzentration flöten gehen. Achten Sie darauf, dass Sie für Ihr Meeting die richtige Arbeits- und Diskussionsatmosphäre schaffen. Es sollte genug Platz und genug frische Luft vorhanden sein; unnötige Ablenkungen oder lange Wege zum Treffpunkt sollten vermieden werden. Sorgen Sie dafür, dass die Technik im Raum funktioniert, sofern Sie sie brauchen und stellen Sie sicher, dass alle benötigten Materialien vorhanden sind, wie beispielsweise Stifte, Notizblöcke oder genug Trinkwasser. Je nach Teamdynamik können Sie aber auch ruhig mal die Umgebung wechseln und ausprobieren, welches Arbeitsumfeld Ihr Team zu Höchstleistungen anspornt.

  1. Gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Meetings beginnen eigentlich schon viel früher als am festgesetzten Termin, nämlich mit der Vorbereitung. Hinter einem gelungenen Treffen steht eine sorgfältige Planung im Vorfeld: Es sollte eine Meeting-Leitung festgesetzt werden, die die Organisation übernimmt und Verantwortlichkeiten festlegt. Verschiedene Rollen, wie beispielsweise Protokollschreiben, Moderation oder Zeitmanagement, sollten im Vorhinein festgelegt werden. Machen Sie sich einen realistischen Zeitplan und bereiten Sie gegebenenfalls eine Präsentation oder einen Vortrag gründlich vor. Legen Sie eine Agenda fest und teilen Sie jene frühzeitig allen Teilnehmenden mit, sodass sie sich ebenfalls darauf einstellen können und am Ende alle gut vorbereitet starten.

  1. Schaffen Sie klare Verhältnisse

Um zu vermeiden, dass alle durcheinanderreden und kein sinnvolles Wort zustande kommt, können bei Meetings auch gewisse Spielregeln festgelegt werden, die allen bekannt sein müssen und an die sich auch jeder hält. Darunter fallen Verhaltensregeln und Definition der verschiedenen Rollen während des Treffens, genauso wie klare Vorgaben, was Ziele des Meetings betrifft, aber auch Regeln zu Feedback und Kommunikation. Schaffen Sie ein respektvolles, offenes Kommunikationsklima und binden Sie all jene, die anwesend sind, in die Diskussion und Entscheidungsfindung mit ein. Manche Teilnehmer mögen introvertierter sein, vielleicht haben aber gerade sie eine zündende Idee für das nächste Projekt.

  1. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting

Nicht nur eine gute Vorbereitung macht ein gelungenes Meeting aus; eine gewissenhafte Nachbereitung ist ebenso wertvoll, sonst haben die Teilnehmenden schnell das Gefühl, dass sie ihre Zeit umsonst im Meeting verbracht haben. Falls jemand ein Protokoll geschrieben hat, sollte dies an alle verschickt werden, mit der Bitte um eventuelle Nachbesserungen. Ziehen Sie ein Fazit aus dem Meeting; weisen Sie Aufgaben nochmal klar zu, rekapitulieren Sie Ergebnisse und formulieren Sie die Ziele, die als Nächstes anstehen. So entsteht das Gefühl, etwas Produktives geleistet zu haben, und auch die, die im Meeting geschlafen haben, wissen genau, wohin es gehen soll.

Martin Geiger…

… hat eine Mission: den Menschen dabei zu helfen, anders zu arbeiten und mehr zu leben. In seinen unterhaltsamen Vorträgen, Büchern und Coachings verrät der Vordenker in Sachen Produktivität, wie selbstbestimmte Zeitführung nach seiner Methode gelingt. In sieben einfachen Schritten steigert er sowohl die Leistung, als auch Lebensqualität seiner Kunden. www.martingeiger.com

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