Dienstreisen sind ein wichtiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit. Schließlich sind Messen, Termine mit Lieferanten und Geschäftsessen essenziell, um Networking zu betreiben und professionelle Kontakte zu pflegen. Mit der weltweiten Lockerung von Reisebeschränkungen nehmen auch wieder geschäftliche Reisen zu. Damit die Geschäftsreise stressfrei und zum Erfolg wird, können einige Vorkehrungen im Vorfeld getroffen werden. Firmenkreditkarten sind hier eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, die zahlreiche Vorteile mit sich bringt.
Wann zählt eine Reise als Dienstreise?
Unter eine Dienstreise fallen Reisetätigkeiten, die aus beruflicher Notwendigkeit unternommen werden. Dienstreisen können dabei entweder von Arbeitgeber:innen veranlasst, oder von Arbeitnehmer*innen beantragt werden. Gesetzliche Regelungen bezüglich der Kostenübernahme gibt es nicht, allerdings kommen die meisten Arbeitgeber:innen für den Reiseaufwand in Form einer Reisekostenrückerstattung auf. Sofern Arbeitgeber:innen die Kosten für die Dienstreise nicht oder nicht komplett übernehmen, können sie von Arbeitnehmer:innen als Werbungskosten in der Einkommensteuer geltend gemacht werden. Da es keine gesetzlichen Regelungen gibt, ist es empfehlenswert, Regeln vor dem Antritt der Reise festzulegen und schriftlich festzuhalten.
Was sind Firmenkreditkarten?
Firmenkreditkarten sind Kreditkarten, die für unternehmerische Zwecke erstellt werden. Einzigartige Lösungen von Firmenkreditkarten wie Moss bieten dabei neben den physischen Karten auch virtuelle Kreditkarten an. Diese können in der Ausgabenlösung bequem und schnelle erstellt werden. Die Karten können mit ein paar Klicks in unbegrenzter Anzahl von einem festgelegten Admin ausgestellt und Mitarbeiter:innen zugewiesen werden oder können von Mitarbeiter:innen selbst beantragt werden. Dabei werden ein Verwendungszweck sowie ein Limit festgelegt. Bei einer selbstständigen Beantragung bedarf es dann nur einer einmaligen Bestätigung des Admins. Die Firmenkreditkarten sind dabei mit dem Geschäftskonto verknüpft. Nach diesem Prozess können Mitarbeiter:innen ihre persönlichen Kreditkarten flexibel und bequem für den jeweiligen Zweck anwenden.
Diese Vorteile bieten Firmenkreditkarten auf Dienstreisen
#1 Spesenabrechnung adé
Ein gesetzlicher Anspruch auf Zahlung der Reisekosten durch Arbeitgeber:innen besteht nicht. Und selbst wenn die Reisekosten rückerstattet werden, so kommt es meist zu Privatauslagen im Vorfeld. Mitarbeiter:innen strecken oft die gesamte Dienstreise mit ihrem eigenen Geld vor und können dann die Kosten in Form einer Spesenabrechnung zurückfordern. Hierbei handelt es sich allerdings um einen zeitaufwendigen Prozess. Firmenkreditkarten lösen diesen Schmerzpunkt auf: Durch die Möglichkeit, unendlich viele physische und virtuelle Kreditkarten mit ein paar Klicks zu erstellen, kann beispielsweise eine dezidierte Kreditkarte für die nächste Dienstreise ausgestellt werden. Alle Ausgaben werden dann bequem über die Kreditkarte getätigt und es muss zu keine Privatauslagen kommen – damit gehört die Spesenabrechnung der Vergangenheit an.
#2 Ausgaben bleibt stets im Rahmen
Dienstreisen gehen üblicherweise mit einem Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Nächtigungskosten und Reisenebenkosten einher. All diese Aufwände, die während einer Dienstreise entstehen, werden bequem über die Firmenkreditkarte bezahlt. Die Firmenkreditkarten können dabei mit einem individuell festlegbaren Limit ausgestattet werden. Innerhalb des verfügbaren Rahmens haben die Mitarbeiter:innen dann maximale Flexibilität und Handlungsfreiheit. So bleiben die Ausgaben stets im Rahmen und es kommt zu keinen unverhofften Sprengungen des Budgets. Das Limit kann bei Bedarf aber auch in Echtzeit von Budgetverantwortlichen angepasst werden. Die Transaktionen sind dabei zentral an einem Ort einsehbar und können ebenfalls in Echtzeit von Budgetverantwortlichen überprüft werden.
#3 Digitalisierung der Belege
Moderne Anbieter von Firmenkreditkarten bieten oft eine ganzheitliche Ausgabenlösung, die auch die direkte Digitalisierung von zugehörigen Belegen inkludiert. Dadurch werden Prozesse in der Buchhaltung effizienter gestaltet. Nach einer Ausgabe mit der Firmenkreditkarte werden Mitarbeiter:innen gebeten, die zugehörigen Belege direkt hochzuladen. Bei modernen Anbietern funktioniert das etwa über eine App, per Webanwendung oder per E-Mail. Dadurch sind die Belege direkt digitalisiert und müssen nicht während der Dienstreise gesammelt und aufbewahrt werden – außerdem besteht keine Gefahr, dass die Belege verloren gehen.
#4 Höchste Sicherheit
Kreditkarten gehören zu einer der sichersten Zahlungsmethoden. Firmenkreditkarten von modernen Anbietern erhöhen diese Sicherheit zusätzlich, da die Transaktionen der Firmenkreditkarten in Echtzeit einsehbar sind und Karten bei verdächtigen Aktivitäten auch in Echtzeit gesperrt werden können. Diese Sperrung kann dann wiederum von den jeweiligen Admins aufgehoben werden. Ein weiterer Schutz bieten die Kartenlimits. Dadurch hält sich der Schaden, auch im Falle von Kreditkartenbetrug, in Grenzen.
Fazit
Firmenkreditkarten führen zu zahlreichen Erleichterungen während Dienstreisen. Durch Firmenkreditkarten können alle unternehmerischen Ausgaben bequem bezahlt werden, sodass es zu keinen Privatauslagen kommen muss. Dadurch müssen Mitarbeiter:innen die Kosten nicht vorstrecken und in Form einer aufwändigen Spesenabrechnung zurückfordern. Weiteres sorgen Firmenkreditkarten für sicheres Bezahlen und die Ausgaben bleiben dank festgelegter Limit stets im Rahmen. Das sorgt für maximale Sicherheit und Handlungsfreiheit für Mitarbeiter:innen.
