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Projektmanagement: neue Strukturen im Arbeitsalltag

Aus der Redaktion

Das Unternehmen wächst, die Projekte werden mehr, die Produktions- und Entwicklungszyklen werden immer kürzer, sprich die Herausforderung, alles im Blick zu haben, wächst zu einer echten Herausforderung. Und wo am Anfang noch Stift, Papier und Whiteboard gereicht haben, fällt der Überblick immer schwerer.

Was also tun?

Agiles Projektmanagement – Arbeitsweisen verändern sich

Als Lösung wird das agile Projektmanagement empfohlen. Agiles Projektmanagement ist eine Arbeitsweise, bei der, anders als im klassischen Projektmanagement, Teams gemeinsam an Projekten und deren Umsetzung arbeiten. Durch regelmäßige Abstimmungen sind die Teams immer auf dem gleichen Wissensstand und können so produktiv arbeiten und schneller Zwischenergebnisse erzielen, die auch über bestimmte Tools ausgetauscht werden.

Doch was genau bedeutet agiles Projektmanagement genau?

„Agilität ist die Gewandtheit, Wendigkeit oder Beweglichkeit von Organisationen und Personen bzw. in Strukturen und Prozessen. Man reagiert flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse und neue Anforderungen. Man ist, etwa in Bezug auf Veränderungen, nicht nur reaktiv, sondern (…) proaktiv.“ – Prof. Dr. Oliver Bendel, Autor für das Gabler Wirtschaftslexikon.

Die Teams arbeiten also nicht nach einem festen Plan, sondern reagieren flexibel und agil auf neue Entwicklungen und Fortschritte. Das verspricht eine dynamische und kreative Auseinandersetzung mit der Aufgabenstellung, was sich auch positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit auswirken kann.

New Work, agiles Arbeiten: Alles Schlagwörter der neuen Arbeitswelt? Ja, und sie versprechen eine flexiblere Gestaltung der Arbeit, der Arbeitstage und der Umsetzung von Aufgaben und Projekten. Neben der Schaffung von agilen Projektteams gibt es aber auch noch viele digitale Tools, die hier unterstützen und Strukturen vereinfachen.

Was sind agile Arbeitsmethoden?

Gerade vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie und dem damit einhergehenden Homeoffice hat sich die Zusammenarbeit von Teams und Abteilungen maßgeblich und ad hoc geändert. Die bislang geltenden Arbeitsstrukturen waren im wahrsten Sinn des Wortes hinfällig.

Neue Strukturen mussten geschaffen werden. Allein mit Mails oder Online-Tabellen war es nicht mehr getan. Die Koordination, Organisation und Umsetzung brauchten eine neue Ausgestaltung.

Eine Hilfestellung bieten bekannte Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana, awork oder Basecamp. Sie bieten Struktur, Ordnung und verfügen über individuell anpassbare Features, die den Ablauf und die Begleitung von Projekten schlicht erheblich vereinfachen.

Die User*innen finden hier Tabellen, Notizmöglichkeiten, Boards, Planer und Zeiterfassungsmöglichkeiten und vieles mehr, was die Begleitung und Erarbeitung eines Projekts massiv vereinfacht.

Besondere Beachtung sollte hier vielleicht auch das strukturgebende Tool PRINCE2 finden, die Projektmanagement-Methode, die 1989 von der britischen Regierung als Wissensmanagement-Projekt in Auftrag gegeben wurde, sich jedoch schnell zu einer neuen Projektmanagement-Methode weiterentwickelt hat. Mittlerweile wird PRINCE2 in 50 Ländern geschult, zertifiziert und angewandt.

Viele der Tools sind einfach zu verstehen und umzusetzen. Bei anderen bedarf es vor der Nutzung einer Schulung, um alle Möglichkeiten zu erfassen und entsprechend ein- und umsetzen zu können.

Nicht zu unterschätzen: die Kommunikation

Auf der Suche nach dem passenden Tool für das eigene Unternehmen sollte eins bei der Bewertung und Auswahl nicht vergessen: die Kommunikation. Die sollte über das Projektmanagement problemlos umsetzbar sein. Jede*s Team-Mitarbeiter*in muss jederzeit auf alle Aufgabenfelder Zugriff haben. Ob abgelegte Dateien, Entwicklungsstände oder der Austausch über Chats. Sind diese Rahmenbedingungen gegeben, steht einem effektiven agilen Tun nicht mehr viel im Weg.

Und los geht es!

Viele Tools bieten für wiederkehrende Aufgaben Vorlagen an. Sie können meist individuell entwickelt und angepasst werden, ihre Struktur entsteht anhand wiederkehrender Arbeitsabläufe. Die so gebaute Vorlage spart Zeit bei einem ähnlichen Projekt.

Weitere Features sind Aufgabenverteilung und -verwaltung, Leistungserfassungen und Controlling sowie Echtzeitbenachrichtigungen, die Änderungen und auch Warnungen beinhalten können.

Einige der Software-Lösungen bieten zudem die Möglichkeit, Kund*innen in den Arbeitsprozess einzubinden, indem man sie als Gast in das Projekt einlädt. So können zeitnah und effektiv, Entwicklungsstände besprochen und Änderungen direkt durchgeführt werden.

Klingt alles spannend und verspricht Hilfe?

Viele der Projektmanagement-Tools bieten kostenfreie Probezeiten, in denen auch durchaus Fragen über Nutzung und Struktur möglich sind.

Einfach mal ausprobieren!

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