Personal

Team-Qualifikationen erfassen mit Qualifikationsmatrix

Aus der Redaktion

Mithilfe einer Qualifikationsmatrix können die Verantwortlichen innerhalb des Unternehmens die Qualifikationen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfassen, analysieren und abgleichen. Die Matrix erlaubt die Visualisierung nach unterschiedlichen Kriterien. So kann man sich etwa die Stufe, die Priorität oder die Gültigkeit einzelner Qualifikationen anzeigen lassen. Auch sind summarische Anzeigen möglich, um sich anzeigen zu lassen, wie viele Personen über die jeweilige Qualifikation verfügen. Meistens ist die Qualifikationsmatrix ein Modul innerhalb einer umfassenderen Anwendung, etwa der Personaleinsatzplanung.

Warum wird die Personaleinsatzplanung mithilfe der Qualifikationsmatrix einfacher?

Wenn das Personal für bestimmte Aufgaben eingesetzt werden soll, will dies gut durchdacht sein. Denn in den meisten Fällen wird für die entsprechende Tätigkeit eine bestimmte Qualifikation benötigt. Daher muss man zuvor unbedingt ergründen, wer für die jeweilige Tätigkeit infrage kommt. Die Qualifikationsmatrix zeigt in tabellarischer Übersicht, welche verfügbaren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die notwendigen Skills mitbringen.

Wie lassen sich Qualifikationen unterteilen?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Qualifikationen zu interpretieren. Bei der Personaleinsatzplanung kommt es vor allem auf die arbeitsplatzbezogene Qualifikation an. Diese sagt aus, ob und wie gut jemand in der Lage ist, die am Arbeitsplatz erforderlichen Anforderungen zu erfüllen.

Darüber hinaus sind im Skill Management aber auch Nebenqualifikationen verzeichnet. Bei diesen handelt es sich um weitere, arbeitsplatzunabhängige Qualifikationen. Das können beispielsweise besondere Sprachkenntnisse, aber auch Führerscheine oder andere vorhandene Zertifikate der jeweiligen Person sein. Im Bereich der Nebenqualifikationen wird auch vermerkt, wenn bei der Mitarbeiterin beziehungsweise dem Mitarbeiter bestimmte Einschränkungen bestehen. Bei diesen kann es sich beispielsweise um Allergien oder Rückenbeschwerden handeln, die sich einschränkend auf die Einsatzfähigkeit auswirken können.

Die Qualifikationsstufen schließlich geben an, wie gut eine Person die am Arbeitsplatz erforderlichen Aufgaben erfüllen kann. Hier reicht das Ranking vom angelernten Helfer bis hin zur Expertin, die bei Bedarf auch Kolleginnen oder Kollegen unterweisen beziehungsweise schulen kann.

Warum werden Qualifikationen priorisiert?

Wenn mehrere Personen ausreichende Skills mitbringen, um an einem bestimmten Arbeitsplatz arbeiten zu können, braucht es einen etwas weiteren Überblick. Herrscht an einer anderen Stelle im Unternehmen gerade ein Engpass, der von einer der verfügbaren Kräfte gefüllt werden kann? Gibt es aktuell einen Bedarf für Schulungen neuer oder noch gering qualifizierter Personen? Je nach Branche und Art der zu besetzenden Arbeitsplätze kann auch eine Rotation sinnvoll sein. So wird verhindert, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch eine zu eintönige Routine mit der Zeit abstumpfen, außerdem bleiben bestehende Fertigkeiten dauerhaft erhalten.

Ist eine Qualifikationsmatrix dauerhaft gültig?

Die Qualifikationsmatrix ist nicht als starres Gefüge zu verstehen, sondern unterliegt einem stetigen Wechsel. Einige Personen scheiden aus dem Team aus oder kommen neu hinzu, einige erweitern ihre Kompetenzen und ihre Qualifikation steigern. Umgekehrt können Krankheiten oder Unfälle auch dazu führen, dass Teammitglieder ihre zuvor gültige Qualifikation verlieren oder zurückgestuft werden müssen.

Darüber hinaus gibt es bestimmte Qualifikationen, die immer wieder neu erworben werden müssen. Dies betrifft beispielsweise den LKW-Führerschein, der jeweils nach fünf Jahren durch eine medizinische Prüfung verlängert werden muss. Ein Ampelsystem innerhalb der Qualifikationsmatrix macht es möglich, dies zu visualisieren: Grünes Licht steht hier für unbegrenzt gültige Qualifikationen, gelb weist auf zeitnah auslaufende Qualifikationen hin und rot ist das Zeichen für bereits abgelaufene Qualifikationen. Durch dieses System ist auch eine langfristige Planung mit dem vorhandenen Team möglich: Wenn Mitarbeiter X den LKW mit dem Messestand fahren soll, muss er womöglich vorher noch zum Check-up für die Führerscheinverlängerung. Das Personalmanagement hat derlei Details über die Qualifikationsmatrix genau im Blick und kann die erforderlichen Schritte einleiten, damit der reibungslose Betrieb aufrechterhalten bleibt.

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