Büroalltag

Digitales Projektmanagement als Schlüssel zum garantierten Projekterfolg

Von Sara Loncarevic

Das Projektmanagement unterlief in jüngster Zeit viele Veränderungen, besonders aufgrund der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitsprozesse. Das durch die Pandemie herbeigeführte Homeoffice förderte die Umsetzung hybrider und digitaler Arbeitsweisen. Wie Sie Ihr Projektmanagement einfach digitalisieren und was für Vorteile dies bringt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Die wichtigsten Aufgaben im Projektmanagement

Unter Projektmanagement kann man viele verschiedene Aufgaben verstehen. Es ist ein großer Überbegriff, welcher unterschiedliche Tätigkeiten zusammenfasst, wofür meist mehrere Teams und Projektmanager benötigt werden. Im Folgenden sollen die größten und wichtigsten Aufgaben innerhalb des Projektmanagements erläutert werden.

Zielsetzung und Ressourcenplanung

Bevor ein Projekt gestartet werden kann, muss zunächst das Ziel definiert werden. Unrealistische Ziele zu definieren, mindert die Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienz des Teams. Es ist notwendig, dass auch der zeitliche und monetäre Rahmen des Budgets realistisch ist. Außerdem sollten genug Ressourcen, wie beispielsweise auch Einsatzkräfte, zur Verfügung stehen.

Verplanung der Teammitglieder

Besonders bei der Planung der Mitwirkenden, welche bei der Realisierung des Projektziels eine große Rolle spielen, ist es wichtig, dass diese die benötigten Skills vorweisen können. So kann man die Mitarbeiter ideal zu den definierten Unteraufgaben des Projekts zuweisen.

Projektzeiterfassung

Hat man das Projektziel und die dafür zur Verfügung stehenden Ressourcen definiert, kann man mit dem Projekt beginnen. Hierbei ist es von hoher Priorität, dass die Projektzeiten aller Mitarbeiter transparent erfasst werden und immer zugänglich sind. Viele Projektmanager greifen hierfür auf eine digitale Projektzeiterfassung. Diese steht in direktem Zusammenhang mit der Projektverfolgung. Ohne einen Überblick über die bereits investierte Zeit und das verbrauchte Budget, ist man sich nicht über die übrig gebliebenen Ressourcen bewusst. Man verfolgt ein Ziel im Glauben, dass man noch genug Ressourcen dafür hat. Dadurch geht man das Risiko ein, Projekthürden nicht zu erkennen und ihnen dementsprechend nicht entgegenwirken zu können, was zum Scheitern des Projekts führt.

Die größten Vorteile von digitalem ProjektmanagementDigitales Projektmanagement als Schlüssel zum garantierten Projekterfolg

Nun, wo der Ablauf eines typischen Projektes sowie die dazugehörigen Aufgaben geklärt sind, stellt sich die Frage, welche konkreten Vorteile sich aus der Digitalisierung des Projektmanagements ergeben? In welchen Aufgaben lassen sich digitale Tools einbauen und was bringen sie Projektmanagern schlussendlich?

Dokumentation von Projektzeiten

Zuallererst erlauben Projektmanagement Tools eine sichere Aufbewahrung von Projektzeiten. Im Gegensatz zu Excel-Tabellen, welche man sehr einfach bearbeiten und somit manipulieren oder mit wenigen Klicks unabsichtlich verfälschen kann, gibt es in Softwares gewisse Benutzerrechte. Diese ermöglichen nur bestimmten Benutzern, Änderungen an den Projektzeiten vorzunehmen.

Erhöhte Transparenz dank digitalem Projektmanagement

Mit digitalen Tools wird auch die Transparenz im Laufe eines Projektes gesteigert. Werden die Mitarbeiter dazu gebracht, sich immer bei Beginn und zu Ende einer Tätigkeit ein- und auszustempeln, gewinnt man eine Einsicht über die tatsächlich investierte Zeit – samt Überstunden, Mehrstunden, Nachtarbeit und so weiter.

Automatisch erstellte Berichte

Auch in Bezug auf die Projektauswertung spart die Digitalisierung von Projektmanagement enorm Zeit. Ab sofort müssen Projektmanager nämlich nicht mehr selbst aus den Projektzeiten und -daten Diagramme und Berichte erstellen – intelligente Softwares übernehmen auch diese Arbeit.

Zeitsparende automatische Projektverfolgungen

Projekte manuell zu verfolgen ist aufwändig, sowohl in Bezug auf die Zeit als auch die Nerven. Sich immer wieder über die neuesten Daten zu erkunden und die Informationen aufzuschreiben, nimmt kostbare Zeit, die anderweitig eingesetzt werden sollte. Automatische Projektverfolgungen nehmen Projektmanagern die Arbeit und visualisieren die Projektfortschritte in Form von Soll-Ist-Vergleichen. Somit kann man mit nur einem Blick die zusammengefassten Projektzeiten nach Tätigkeiten einsehen.

Fazit

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Digitalisierung von Projektmanagement zahlreiche ungeahnte Vorteile bringt. Nicht nur kann man Projekthürden früher erkennen, sondern auch Projektzeiten objektiver analysieren lassen und die Transparenz in Projekten steigern.

Digitales Projektmanagement als Schlüssel zum garantierten ProjekterfolgSara Loncarevic …

… ist Kommunikationsexpertin und arbeitet im Digital Marketing und Content-Management bei TimeTrack. TimeTrack ist eine moderne Zeiterfassungssoftware, welche Benutzern dank ihrer vielfältigen innovativen Funktionen Zeit spart. Die Software ist die ideale Lösung zu allen bürokratischen Problemen und eine enorme Hilfe bei der Projektzeiterfassung. Nachdem Führungskräfte ihr Projekt in TimeTrack geplant haben, können sie die Projektverfolgung aktivieren, welche die Projektzeiten aller betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern automatisch mit den Soll-Werten abgleicht und visuell darstellt. TimeTrack revolutioniert Arbeitsprozesse dank einfacher digitaler Gestaltung.

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