Von Allan Thomson und Sidra Sammi, AXELOS*

Um Projekte zielgerichtet zu steuern, müssen Unternehmerinnen die richtige Balance zwischen Management und Führung finden. Statt Micromanagement und engmaschiger Kontrolle bedarf es eines grundlegenden Vertrauens und eines gemeinsamen Sinns.

Herrscht Klarheit darüber, warum ein Unternehmen etwas macht, gibt es eine überzeugende Vision, dann schaffen es Unternehmerinnen, ein Team gedanklich und praktisch in der täglichen Umsetzung mitzunehmen. Erfahrungsgemäß schließt sich der Kreis von wertschätzender Führung und Mitarbeitern mit entsprechendem Knowhow hin zum Unternehmen, das mit besseren Projektmanagementfähigkeiten auch die Leistung und den Erfolg generell steigern kann.

Business as usual oder Business Change?

Die Wirtschaft ist im Wandel. Mit ihm müssen sich auch Unternehmen verändern. Und jeder von uns muss dazu bereit sein, Vertrautes loszulassen und Neues zu lernen. Leichter gelingt dies mit einem ausgereiften und zugleich wandlungsfähigem Portfolio-, Programm- und Projektmanagement. Natürlich steht auch dort die ständige Anpassung an die Bedingungen und Erfordernisse des Marktes im Mittelpunkt. Denn können Unternehmen in Bezug auf Technologien und Verfahren, neue Gesetze oder Veränderungen im Marketing, wie neue Tools u. a. nicht mithalten, bleiben sie nicht leistungsfähig.

Unternehmen müssen es schaffen, eine gute Balance zwischen „Business as usual“ und „Business Change“ zu finden. Eine Balance zwischen dem wichtigen laufenden Geschäftsbetrieb (Produktivität, Rentabilität, Kundenbeziehungen u. a.) und der überlebenswichtigen Aufgabe des Managements, Prozesse so weiterzuentwickeln, dass man auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt. Die dafür notwendige Projektarbeit verlangt allerdings andere Fähigkeiten als der normale Ablauf im Unternehmen. Eine universelle Sprache ist nötig, sowohl im Projektteam selbst als auch bei externen Lieferanten und Partnern oder Kollegen, wo immer sich diese befinden: ob in einem anderen Land, auf einem anderen Kontinent oder im Büro zwei Etagen tiefer. Ein gemeinsames Verständnis für die angestrebten Ziele, die Gründe sowie den zu erwartenden Nutzen sorgen dafür, dass Projekte gelingen. Denn diese haben eine ganz eigene Dynamik.

Führung in einer virtuellen Projektmanagement-Welt

Nicht nur die Befristung macht Projekte so besonders. Auch, dass sie bereichsübergreifend, also über Abteilungsgrenzen oder manchmal sogar Organisationen hinweg, ablaufen, zieht Herausforderungen nach sich. Hinzu kommt die Einzigartigkeit: Selbst, wenn sie sich manchmal in der Grundstruktur ähneln, ist kein Projekt wie das andere. Projekte sind meist risikoreicher als das alltägliche Geschäft. Unternehmerinnen brauchen dafür ein anderes Portfolio an Fähigkeiten. Und gerade in Zeiten von Homeoffice sind Unternehmerinnen stärker denn je gefordert, ist ihre Leistungs- bzw. Entwicklungsfähigkeit mehr denn je gefragt. Oder anders gesagt: Das sogenannte New Normal hat Führungsdefizite, die es zuvor schon gab, weiter verstärkt.

Auch wenn wir uns in den vergangenen Monaten besser als gedacht an die virtuelle Welt gewöhnt haben … ist uns dennoch bewusst geworden: Nur mit einem hohen Grad an Offenheit und Ehrlichkeit, Engagement und Leidenschaft gelingt es, Teams durch unsichere Zeiten zu führen. Die meisten Unternehmerinnen sind dazu sehr gut in der Lage. Auch, weil sie bereit dazu sind, Führungskompetenzen breiter zu verteilen. Heute und in Zukunft wohl einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren in der Projektarbeit und der Unternehmensführung insgesamt.

Die VUCA-Welt hat die Führungsdynamik stark verändert. Volatility = Schwankungen, Uncertainty = Unsicherheit, Complexity = Komplexität und Ambiguity = Mehrdeutigkeit machen es nötig, flexibel und schnell zu (re)agieren. Hinzu kommt, dass auch in der virtuellen Umgebung Führungskräfte und Mitarbeiter in der Lage sein müssen, in unterschiedlichen Phasen der Umsetzung die Verantwortung zu übernehmen. Folgende Tipps helfen Unternehmerinnen dabei, die Leistung in einem virtuellen Team zu verbessern: 

• Bleiben Sie greif- und sichtbar – besonders in schwierigen Zeiten. Seien Sie leidenschaftlich und mitfühlend.
• Bieten Sie regelmäßig und konsequent Informationen an. Kommunizieren Sie dabei stets mit Zuversicht und Empathie.
• Konzentrieren Sie sich auf Ihre Mitarbeiter. Erkennen Sie diese als Menschen mit individuellen Gefühlen an.
• Zeigen Sie emotionale Intelligenz und bedenken Sie, wie sich Ihre Entscheidungen im Projekt auf andere auswirken.
• Schaffen Sie psychologische Sicherheit im Team, indem Sie deutlich machen, dass es in Ordnung ist, zu scheitern und aus Erfahrungen zu lernen, wenn man neue und schwierige Dinge angeht.
• Beweisen Sie, dass Zusammenarbeit, Transparenz und umfassende Kommunikation wichtige Faktoren für Sie sind.
• Stellen Sie eine klare Struktur zur Verfügung, in der die Mitarbeiter ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen und Unterstützung erhalten, wenn es doch einmal Konflikte gibt.
• Demonstrieren Sie Belastbarkeit und dass Sie die Kraft haben, durchzuhalten, insbesondere bei der Leitung eines Projektes, das besonderen Einsatz verlangt.
• Bleiben Sie flexibel und zeigen Sie, dass Sie in der Lage dazu sind, sich den Anforderungen von Projekten anzupassen, auch wenn der Verlauf risikoreich und stressig ist.
• Treffen Sie effiziente und effektive Entscheidungen unter dem Aspekt einer gesteigerten Kontrolle.

Erstaunlich, dass trotz der hohen Anzahl und Erfahrung immer noch so viele Projekte scheitern. Ursprünglich angesetzte Zeitfenster – auch für einzelne Etappen – werden überschritten, Ziele nicht erreicht; von den Kosten, die während der Umsetzung zum Teil regelrecht explodieren, ganz zu schweigen. So gesehen ist ein gutes Projektmanagement auch für Unternehmerinnen kein ‚Nice-to-have‘, sondern ein ‚Must‘. Das neue Zertifizierungsprogramm AXELOS® ProPath™ unterstützt Unternehmerinnen und deren Mitarbeiter durch eine ganzheitliche Qualifikation, gemeinsam die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und solide Investitionen in die Zukunft zu tätigen.

 

Allan Thomson ist ein PRINCE2-qualifizierter Projektmanager mit über 25 Jahren Erfahrung in den Bereichen Projekt-, Programm-Management und PMO. Als globaler ProPath-Ambassador tritt er regelmäßig weltweit bei Veranstaltungen auf und ist auch in die Produktentwicklung bei AXELOS invol viert.

Sidra Sammi ist Territory-Managerin für Europa. Fokus ihrer Arbeit ist der deutschsprachige Markt. Sie arbeitet mit Organisationen verschiedener Branchen und Größen zusammen mit dem Ziel, die Vorteile von AXELOS ProPath, ITIL und weiteren Produkten leichter verständlich zu machen.

Über AXELOS

AXELOS ist verantwortlich für die Entwicklung, Verbesserung und Förderung einer Reihe von Best-Practice-Methoden, die weltweit von Fachleuten verwendet werden, die hauptsächlich in den Bereichen Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement, IT-Service-Management und Cyber-Resilienz arbeiten. Die Methoden, darunter ITIL®, PRINCE2®, PRINCE2 Agile®, MSP®, und AgileSHIFT®, werden in mehr als 200 Ländern angewendet, um die Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen der Mitarbeiter zu verbessern, damit sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen effektiver arbeiten können. www.axelos.com