Aus der Redaktion

Einstellung Mitarbeiter*innen: Sobald die Arbeitsverträge nach der Einstellung von den Mitarbeiter*innen signiert wurden, ist der Dienstplan zu erstellen. So weiß jede*r neue Mitarbeiter*in, welche Aufgaben zu welcher Zeit zu erledigen sind. Bei der Dienstplanerstellung sind Besonderheiten, wie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter*innen, zu berücksichtigen. Gründerinnen können zur Erstellung eines Dienstplans eine digitale Software nutzen und viel Zeit sparen.

Flexible Arbeitszeiten

Familie und Arbeit täglich zu managen, fällt vielen Mitarbeiter*innen bei starren Arbeitszeiten schwer. Wann immer möglich sollten Gründerinnen auf die Bedürfnisse ihrer Neuangestellten flexibel reagieren. Mitarbeiter*innen, die nicht zwingend täglich persönlich am Arbeitsplatz anwesend sein müssen, können einen Teil ihrer Arbeit zu Hause erledigen. Um den Überblick zu behalten, wer wann und wo zu erreichen ist, können Arbeitgeberinnen einen Dienstplan erstellen mit Shiftbase und ihre Mitarbeiter*innen aktiv mit einbinden. Die Software erlaubt über die App den Zugriff für alle Angestellten, die selbst ihre verfügbare Wochenarbeitszeit eintragen können. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

•  Die Software berechnet anhand der eingetragenen Daten die potenziellen Arbeitszeiten eines jeden Mitarbeiters.
•  Der Algorithmus teilt die Angestellten so ein, dass ein ausgeglichener Dienstplan entsteht.
•  Änderungen durch die Arbeitgeberin oder Mitarbeiter*innen führen zu einer sofortigen Aktualisierung des Dienstplans.

Kurzfristige Mitarbeiterausfälle

Erschwert wird die Dienstplanung durch unvorhersehbare Ausfälle einzelner Mitarbeiter*innen. Wer sich kurz vor Dienstbeginn krankmeldet, weiß, dass das Arbeitspensum auf andere Angestellte verteilt wird oder Arbeiten unerledigt bleiben. Um Ausfälle zu kompensieren, stehen Arbeitgeber*innen Lösungen zur Verfügung:

Die anfallenden Aufgaben des ausfallenden Mitarbeiters werden intern aufgefangen. Primäre Arbeiten sind auf andere Mitarbeiter*innen möglichst gleichmäßig aufzuteilen. Fachspezifische Aufgaben, die niemand anderes erledigen kann, sind zurückzustellen.

Alternativ können sich Unternehmer*innen an einen Personalvermittler wenden, der Zeitarbeiter kurzfristig zur Verfügung stellt. Die Arbeitnehmerüberlassung ist gesetzlich geregelt und wird mittels Vertrag zwischen den Parteien schriftlich vereinbart. Überlassene Arbeitnehmer*innen sind keine Festangestellten des eigenen Unternehmens, sondern decken ausschließlich den Personalbedarf, sind aber wie Festangestellte zu behandeln. Entlohnt werden geliehene Arbeitskräfte durch die Zeitarbeitsfirma, während die Leihnehmerin eine Leihgebühr an den Leihgeber entrichtet.

Leihangestellte müssen mit in den digitalen Dienstplan aufgenommen werden, damit die Schichten bestmöglich besetzt sind. In der Regel müssen Arbeitgeberinnen von Leiharbeitnehmer*innen keine Besonderheiten bezüglich ihrer Verfügbarkeit berücksichtigen. Angestellte, die über eine Zeitarbeitsfirma tätig sind, arbeiten als Ersatzkräfte für Festangestellte der jeweiligen Unternehmen, von denen sie geliehen werden. Sie ersetzen Mitarbeiter*innen während ihrer krankheitsbedingten Fehltage, in der Urlaubszeit oder stocken den temporären Personalbedarf auf.

Urlaubszeiten planen

Kurz nach dem Jahreswechsel gibt es oft die ersten Urlaubswünsche. Um den Betrieb während der Sommerzeit nicht vollständig einzustellen, ist es nur wenigen Mitarbeiter:innen möglich, in der Hauptsaison Urlaub zu nehmen. Vorzugsweise nehmen Angestellte in den Schulferien Urlaub, die schulpflichtige Kinder betreuen und erziehen. Arbeitnehmer*innen ohne Kinder erhalten vor oder nach den Sommerferien Urlaub. Jede:r sollte die Gelegenheit bekommen, seine Urlaubszeit über die App selbst einzutragen. Kommt es dabei zu Überschneidungen der Urlaubszeiten und entsteht dadurch ein Personalmangel, wird das sofort anhand des Dienstplans ersichtlich. Arbeitgeberinnen können durch mündliche Absprachen Änderungen vornehmen oder für die Zeit Leiharbeiter*innen ordern.

Dienstplanerstellung bei Einstellung Mitarbeiter*innen

Dienstpläne zu erstellen, ist aufgrund der individuellen Anforderungen der Angestellten aufwendig. Mit einer Software, die mittels Algorithmus einen ausgeglichenen Dienstplan erstellt, wird der notwendige Prozess deutlich vereinfacht.