Unternehmerinnenwissen

Angebote schreiben – Die 6 wichtigsten Basics

Money makes the world go round – dieses berühmte Zitat trifft bestimmt auch auf Ihre eigene Mikro-Welt, Ihr Unternehmen, zu. Damit die Kasse klingelt, müssen Sie als Unternehmerin verkaufen. Und daher natürlich auch regelmäßig Angebote an Ihre Kunden ausstellen.

Aber wissen Sie eigentlich genau, wie Sie ein Angebot schreiben? Und warum Angebote in Ihrem Geschäftsverkehr ein so unverzichtbarer Bestandteil sind? Diese Fragen beantworten wir Ihnen im Folgenden.

1. Was ist ein Angebot?

Stellen Sie sich vor, Sie sind stolze Besitzerin eines Teegeschäftes und zeichnen in Ihrem Schaufenster Teesorten, Teekännchen und viele verschiedene Tässchen zu bestimmten Preisen aus. Handelt es sich dabei nun um ein Angebot? Was meinen Sie?

Rechtlich gesehen wird der Begriff Angebot folgendermaßen definiert:

„Ein Angebot ist eine empfangsbedürftige, rechtlich verbindliche Willenserklärung“

Der Satz klingt auf den ersten Blick zwar kompliziert, aber Sie haben ihn im Nu entschlüsselt.

Was ist eine „Willenserklärung“? Ganz einfach: Mit Ihrem Angebot erklären Sie sich als Unternehmerin einverstanden, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu bestimmten Bedingungen zu verkaufen.

Und was bedeutet „empfangsbedürftig“? Auch das ist schnell erklärt: Ihr Angebot ist nämlich erst mit Übermittlung an eine bestimmte Person, also Ihrem Kunden, rechtsgültig.

Ein Beispiel dafür ist das klassische Angebot in elektronischer Form: Sie erhalten eine E-Mail von einem potentiellen Kunden, der eine Großbestellung aus verschiedenen Teesorten tätigen möchte. Als Antwort auf seine Anfrage senden Sie ihm nun Ihr Angebot mit den erforderlichen Informationen zu. Soweit so klar, oder?

Hinweis: Jetzt können Sie vielleicht auch schon die Antwort auf die eingangs gestellte Frage geben: Handelt es sich auch um ein Angebot, wenn Sie Produkte in Ihrem Schaufenster anpreisen? Produktflyer in Briefkästen werfen? Oder Waren in Ihrem Webshop zum Verkauf anbieten? Nein. Denn hier ist das Angebot nicht an eine bestimmte Person adressiert und somit spricht man auch nicht von einem richtigen Angebot. Sie nehmen hier lediglich eine unverbindliche Anpreisung vor.

2. Angebot und Annahme – so entsteht ein Kaufvertrag

Nehmen wir an, Sie haben nun Ihr Angebot über die Großbestellung verschiedener Teesorten verfasst und Ihrem Kunden per E-Mail zugestellt. Nimmt der Kunde Ihr Angebot nun an, entsteht daraus rechtlich gesehen ein Kaufvertrag. Ihr Kunde muss dem Angebot dabei aktiv zustimmen, beispielsweise durch eine Bestätigung per E-Mail. Reagiert der Kunde nicht auf das Angebot oder widerspricht, kommt der Kaufvertrag nicht zustande.

Tipp: Eine Ausnahme gilt nur im B2B Bereich, also wenn Ihr Kunde beispielsweise selbst Unternehmer ist und er als Gastronom den bei Ihnen gekauften Tee an seine Kunden ausschenkt. Haben Sie Ihr Angebot mit dem Gastronomen zuerst mündlich am Telefon besprochen und senden ihm nun ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben zu, gilt dies auch angenommen, wenn der Kunde nicht reagiert. Eine aktive Zustimmung ist dann nicht notwendig.

3. Die wichtigsten Inhalte eines Angebots

Nun kennen Sie die allgemeinen rechtlichen Rahmenbedingungen zu Angebot und Kaufvertrag. Aber wie hat ein ordnungsgemäßes Angebot eigentlich auszusehen? An dieser Stelle werden Sie vermutlich erstaunt sein: Denn hinsichtlich der Inhalte Ihres Angebots sind Sie weitgehend frei.

Angeben sollten Sie jedoch folgende allgemeine Daten:

  • Ihre Unternehmensdaten (Name, Anschrift, Rechtsform, Registernummer etc.)
  • Name und Anschrift Ihres Kunden

Außerdem empfiehlt es sich, folgende Standard-Angaben in Ihrem Angebot zu berücksichtigen:

  • Bezeichnung des Produktes oder der Dienstleistung
  • Menge und Preis (bei Produkten)
  • Stundensatz und Stundenanzahl / Pauschalpreis (bei Dienstleistungen)
  • Angebots-, und Gültigkeitsdatum
  • Zahlungsbedingungen
  • Lieferzeit (bei Produkten)
  • Versandkosten (bei Produkten)

In Ihrem Angebot sollten Sie zusätzlich noch auf Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) verweisen. Denn diese werden nur Bestandteil des Kaufvertrags, wenn Sie ausdrücklich darauf hinweisen und der Kunde die Möglichkeit hat, sie einzusehen. Fehlt ein Hinweis auf die AGB, gelten ausschließlich die gesetzlichen Vertragsbedingungen, die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BG) geregelt sind.

Hinweis: Sie können Sich in Excel oder Word selbstverständlich eine Vorlage für Ihre Angebote erstellen. Noch einfacher geht es aber, wenn Sie eine Software wie das Rechnungsprogramm Debitoor nutzen und darüber Ihre Angebote schreiben. Hier ist das Standard-Formular bereits vorgegeben, Sie können Ihre Angaben per Mausklick hinzufügen und das Dokument dann direkt per Email versenden.

4. Wie versende ich ein Angebot richtig?

Apropos „versenden“. Auch hier gesteht der Gesetzgeber Ihnen als Unternehmerin Freiheiten zu. Denn wie Sie Ihre Angebote versenden, bleibt ganz Ihnen überlassen.

Sie können Ihr Angebot mündlich, schriftlich, per E-Mail oder Telefon formulieren. Die Besiegelung einer mündlichen Vereinbarung per klassischem „Handshake“ hat mittlerweile aber mehr und mehr ausgedient. Denn im Zweifelsfall haben Sie – um bei diesem Wortspiel zu bleiben – eben nichts „in der Hand“.

Tipp: Es ist am Sichersten, wenn Sie Ihr Angebot in Schriftform aufsetzen und dann per Post oder E-Mail versenden. Damit haben nicht nur Sie sondern auch der Kunde alles schwarz auf weiß und Sie vermeiden Missverständnisse.

5. Ist ein Angebot wirklich bindend?

Spinnen wir unseren Geschäftsfall ein Stück weiter: Ihr teebegeisterter Großkunde hat Ihr Angebot erhalten und sendet Ihnen bereits wenige Minuten später eine Bestätigung der Bestellung zu. Sie werden ein wenig stutzig. Schließlich wissen Sie, dass Ihr Teegeschäft nicht das einzige auf weiter Flur ist. Ist Ihr Angebot tatsächlich so gut, dass der Kunde ohne zu zögern zugeschlagen hat? Sie öffnen das Angebot nochmals – und tatsächlich: Sie haben vergessen, die Versandkosten für den Overnight-Express zu berechnen.

Und was jetzt? Den Kunden anrufen? Ein korrigiertes Angebot schreiben? Das können Sie beides versuchen – aber wie Sie wissen, ist ein Angebot immer verbindlich. Besteht der Kunde darauf, müssen Sie ihm Ihre Ware zu den angebotenen Bedingungen verkaufen. Sie müssen dann in den sauren Apfel beißen und die Versandkosten selbst tragen.

Hätte eine so genannte Freizeichnungsklausel im Angebot Sie vielleicht vor diesem Fiasko bewahrt? Bei Ihrer Recherche im Internet stoßen Sie auf folgende Klauseln:

  • Ohne Gewähr
  • Unverbindlich
  • Freibleibend
  • Preise vorbehalten
  • Solange der Vorrat reicht

Es hält sich hartnäckig das Gerücht, dass man die Verbindlichkeits-Regelung mit einer solchen Klausel ganz einfach aufheben kann. Leider schützen Sie diese Freizeichnungsklauseln aber nur in ganz bestimmten Fällen. Beispielsweise wenn aufgrund äußerer Umstände wie steigende Rohstoffpreise der Kaufpreis verändert werden muss. Ein ganz allgemeines “Preise vorbehalten” ist jedoch nicht rechtswirksam, da dann ganz wesentliche Bestandteile eines Kaufvertrags aufgehoben wären.

Allgemein gültig sind Freizeichnungsklauseln ausschließlich im Fall von Anpreisungen – also „Angeboten“ an die Allgemeinheit wie Schaufensterauslagen – und diese Anpreisungen sind per Definition bereits ohnehin unverbindlich.

Tipp: Da Ihr Angebot immer verbindlich ist, kontrollieren Sie alle Angaben daher am besten zweimal, bevor Sie es versenden. Böse Überraschungen sind sonst vorprogrammiert

6. Vom Angebot zur Rechnung

Nun haben Sie es geschafft. Denn sobald der Kunde ihr Angebot angenommen hat, ist der Kaufvertrag zustande gekommen. Jetzt fehlt noch ein letzter Schritt – die Rechnung.

Es genügt leider nicht, es bei einem Angebot zu belassen, selbst wenn sich Ihr Angebot inhaltlich kaum von Ihrer Rechnung unterscheidet. Für eine vollständige Buchhaltung müssen Sie in jedem Fall zusätzlich eine Rechnung schreiben.

Was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie in unserem nächsten Beitrag zum Thema Rechnungen schreiben als Unternehmerin.

 

Andrea Lackner

Andrea Lackner arbeitet als Buchhaltungsexpertin für das Rechnungsprogramm Debitoor. Debitoor fokussiert sich dabei speziell auf die Anforderungen von Gründern und Kleinunternehmern an ein Buchhaltungsprogramm: Eine einfache, intuitive Bedienung, die alle wichtigen Grundfunktionen abdeckt: In wenigen Sekunden können Angebote und Rechnungen erstellt, Zahlungen abgeglichen und Einnahmen und Ausgaben übersichtlich dargestellt werden. Für eine schnelle, unkomplizierte Rechnungsstellung und Buchhaltung.

 

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