Unternehmerinnenwissen

Leitfaden: So stellen Sie Ihre Buchhaltung auf sichere Beine

Das kennen Sie bestimmt: Ein anstrengender Arbeitstag liegt hinter Ihnen – da möchten Sie nichts lieber, als den Tag mit ein paar Freunden gemeinsam beim Italiener ums Eck ausklingen lassen. Aber Moment – was sagt eigentlich das Bankkonto? Können Sie sich den Restaurantbesuch überhaupt leisten? Sie überlegen kurz – aber eigentlich haben Sie keinen Überblick, was Sie diesen Monat schon eingenommen und wieder ausgegeben haben.

Damit Sie am Monatsende keine bösen Überraschungen erleben – und auch noch Geld fürs Restaurant übrig bleibt – zeigen wir Ihnen in unserem Leitfaden, wie Sie Ihre Buchhaltung als Unternehmerin auf sichere Beine stellen.

Schreiben Sie professionelle Angebote

Als Unternehmerin wollen Sie natürlich vor allem eines: Ein erfolgreiches Business mit vielen, vielen Kunden. Selten kaufen Kunden aber die “Katze im Sack” – die meisten fragen erstmal unverbindlich an und wollen ein professionelles Angebot von Ihnen, als Basis für ihre Kaufentscheidung.

Was ist ein Angebot aber eigentlich genau? Darin legen Sie ganz einfach die Bedingungen fest, unter denen Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen verkaufen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
  • Bezeichnung des Produktes
  • Menge und Preis
  • Angebots-, und Gültigkeitsdatum
  • Zahlungsbedingungen
  • Lieferzeit
  • Versandkosten

Was Sie genau in Ihr Angebot schreiben, bleibt im Prinzip Ihnen selbst überlassen. Anders als bei Rechnungen gibt es nämlich keine rechtlichen Vorgaben für die Inhalte eines Angebots. Wenn Sie sich an den aufgezählten Punkten orientieren, sind Sie aber auf der sicheren Seite.

Auch beim Layout genießen Sie alle Freiheiten. Wunderbar – denken Sie – neongelb war schon immer Ihre Lieblingsfarbe? Besser nicht – schließlich möchten Sie einen professionellen Eindruck bei Ihrem Kunden erwecken. Weniger ist in diesem Fall also mehr.

Wichtig: Achten Sie auf die Korrektheit aller Ihrer Angaben – und lesen Sie Ihr Angebot noch einmal genau durch bevor Sie es versenden. Denn Ihr Angebot ist bindend – sollten Sie also eine “0” bei Ihrem Produktpreis vergessen und 200€ statt 2000€ schreiben, ziehen Sie den Kürzeren und Ihr Kunde freut sich über das unverhoffte Schnäppchen.

Erstellen Sie einwandfreie Rechnungen

Großartig – Ihr Kunde hat Ihr Angebot angenommen. Zeit, die Sektkorken knallen zu lassen? Auf jeden Fall! Solange Sie dabei nicht vergessen, dass Ihr Kunde nach dem Angebot auch eine professionelle Rechnung erwartet. Für Sie bedeutet das: Ohne Rechnung gibt’s auch kein Geld.

Dabei sollte Ihre Rechnung unbedingt folgende Angaben enthalten – denn das Finanzamt kennt in dieser Hinsicht leider keinen Spaß. Angeführt sein müssen:

  • Ihr Name, Anschrift und Ihre Steuernummer
  • Name und Anschrift Ihres Kunden
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Art, Menge und Preis des Produktes
  • Lieferdatum

Die gute Nachricht ist: Im Layout sind Sie wieder weitgehend frei. Im Hinblick auf Ihren Unternehmensauftritt nach außen (Corporate Identity) macht es aber Sinn, Ihre Rechnungen ähnlich Ihrem Angebot zu gestalten. Mit einem einheitlichen, klaren Design erwecken Sie Integrität und Professionalität – und dabei kommt es im Geschäftsleben an.

Tipp: Natürlich können Sie Angebote und Rechnungen auch jedes Mal manuell erstellen. Schneller sind Sie aber, wenn Sie stattdessen eine kostenlose Musterrechnung in Word oder Excel verwenden – und wer hat schon Zeit zu verschenken? Alle notwendigen Angaben sind hier schon enthalten – Sie müssen nur noch Ihre Kunden-, und Produktdaten ergänzen.

Erfassen Sie regelmäßig Ihre Einnahmen

Mit professionellen Angeboten und Rechnungen sind Sie schon auf dem besten Weg zu einer sauberen Buchhaltung. Und es besteht noch ein Grund zur Freude: Denn Ihr Kunde hat Ihre Rechnung gerade bezahlt. Und der zweite auch. Und der dritte. Damit in Ihrer Buchhaltung jetzt nicht das totale Chaos ausbricht und Sie am Monatsende genau wissen, wie viel Sie eingenommen haben, sollten Sie Ihre Einnahmen richtig erfassen.

Ein sehr einfaches, aber sehr effizientes System lautet folgendermaßen:

  • Kaufen Sie sich 1 Ordner und 3 Trennblätter und beschriften den Ordner mit “Einnahmen”.
  • Erstellen Sie nun die Kategorien “Kasse”, “Bank” und “offene Rechnungen”.
  • “Offene Rechnungen”: Hier landen erstmal alle unbezahlten Rechnungen, chronologisch sortiert, die aktuellste Rechnung obenauf.
  • “Bank”: Werden Rechnungen per Banktransaktion bezahlt, wechseln sie aus der Kategorie “offene Rechnungen” zu “Bank”. Dort ordnen Sie sie nach Buchungsdatum zum betreffenden Kontoauszug.
  • “Kasse”: Begleicht Ihr Kunde seine Rechnung in bar, wechselt sie aus “offene Rechnungen” zu “Kasse”. Dort sortieren Sie sie nach Ausstellungsdatum der Rechnung.
  • Von der Pflicht zur Kür: Heben Sie Datum und Rechnungsbetrag mit einem Leuchtstift zusätzlich hervor – so können Sie die wichtigen Angaben schnell erfassen.

Tipp: Eine Alternative zu dieser Buchhaltung “oldschool” bietet die moderne Geschäftswelt: Buchhaltungsprogramme erleichtern Ihnen das Verwalten Ihrer Einnahmen durch die Digitalisierung der Prozesse: Ihre Einnahmen legen Sie per Mausklick an und sobald die Zahlung auf Ihrem Konto eintrifft, wird Rechnung und Zahlung automatisch “gematcht”. Dadurch sparen Sie noch mehr Zeit

… und natürlich auch Ihre Ausgaben

Schicke neue Visitenkarten, eine Schulung in Sachen Kundenakquise, Miete für’s Büro – selbst als passionierter Sparefroh kommen Sie um gewisse Ausgaben einfach nicht drum rum. Und da das Finanzamt zu jeder Ausgabe unbedingt einen Beleg sehen will, sind Sie gut beraten, Ihre Belege für Ausgaben genauso penibel abzuheften wie Ihre Rechnungen unter Einnahmen. Außerdem ist es auch für Sie persönlich wichtig, sich über Ihre Kosten immer im Klaren zu sein. Nur so wissen Sie, wie viel Sie schon ausgegeben haben, wo Sie noch einsparen können und wann sich eine Investition lohnt.

Das System kennen Sie schon – es entspricht demselben Prinzip wie bei Ihren Einnahmen:

  • Kaufen Sie 1 weiteren Ordner und 3 Trennblätter und beschriften den Ordner mit “Ausgaben”.
  • Erstellen Sie nun wieder die Kategorien “Kasse”, “Bank” und “offene Ausgaben”.
  • Alle unbezahlten Ausgaben landen zuerst in “offene Ausgaben” und je nach Bezahlvorgang danach entweder in “Kasse” oder “Bank.

Tipp: Bei aller Ordnung kann es schon mal vorkommen, dass ein Beleg verloren geht. In diesem Fall besteht aber kein Grund zur Verzweiflung: Sie können für fehlende Belege einfach einen Eigenbeleg erstellen.

Kaufen Sie sich einen Terminkalender

Gratulation – nun ist Ihre Buchhaltung schon beinahe auf Profi-Niveau: Sie schreiben erstklassige Angebote und Rechnungen, legen alle Belege ordentlich ab und haben dadurch Ihr Unternehmen finanziell immer fest im Griff. Dann ist das Jahr rum – und zack: Die Steuererklärung steht an.

Wichtige buchhalterische Termine wie die Steuererklärung sollten Sie unbedingt in Ihrem Terminkalender notieren – denn als Unternehmerin haben Sie naturgemäß so viel im Kopf, dass Sie sich diese Fristen nicht auch noch merken können.

Folgende Deadlines sind für Sie als Unternehmerin relevant:

  • Fälligkeiten von Kundenrechnungen
  • Abgabefristen für Ihre regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung
  • Termine zur Einkommensteuervorauszahlung
  • Vorbereitungszeitraum und Abgabetermin zur jährlichen Steuererklärung

Wichtig: Dass Sie Ihre Termine im Auge behalten, ist auch für Ihren Geldbeutel relevant. Denn sollten Sie beispielsweise Ihre Umsatzsteuervoranmeldung zu spät abgeben, bittet Sie  das Finanzamt mit Säumniszuschlägen zur Kasse. Um das zu vermeiden, informieren Sie sich am besten rechtzeitig über die Durchführung der Umsatzsteuervoranmeldung.

Holen Sie sich Unterstützung beim Steuerberater

Wo wir gerade bei der Steuererklärung sind: Auch wenn Sie als Do-it-yourself Unternehmerin gerne alles selbst machst, lohnt es sich, bei kniffligen Fällen den Telefonhörer in die Hand zu nehmen. Die Steuererklärung ist das Paradebeispiel dafür.

Spätestens wenn die Dutzenden Seiten an Formularen und Anlagen aus Ihrem Drucker kommen, werden Sie sich fachlichen Beistand wünschen – in Form eines Steuerberaters, der die Steuererklärung ratzfatz für Sie erledigt.

Aber auch bei anderen Fragen lohnt sich der Griff zum Telefonhörer: Beispielsweise wenn es darum geht, Reisekosten richtig abzurechnen. Oder eine Abschreibung zu verbuchen.

Tipp: Eine professionelle Steuererklärung vom Steuerberater muss nicht teuer sein. Teuer wird’s dann, wenn er vorher noch alle Ihre Rechnungen und Belege sortieren und ordnen muss. Wenn Sie unseren Leitfaden für Ihre Buchhaltung befolgen, hat das daher mehr als nur einen Vorteil: Sie haben immer einen Überblick über Ihre Finanzen und können auch noch Kosten damit einsparen.

 

Andrea Lackner

Andrea Lackner arbeitet als Buchhaltungsexpertin für das Rechnungsprogramm Debitoor. Debitoor fokussiert dabei speziell auf die Anforderungen von Gründern und Kleinunternehmern an ein Buchhaltungsprogramm: Eine einfache, intuitive Bedienung, die alle wichtigen Grundfunktionen abdeckt: In wenigen Sekunden können Angebote und Rechnungen erstellt, Zahlungen abgeglichen und Einnahmen und Ausgaben übersichtlich dargestellt werden. Für eine schnelle, unkomplizierte Rechnungsstellung und Buchhaltung.

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2 Kommentare

  1. 11. Mai 2016 at 8:30

    Vielen Dank für diesen informativen Artikel. Da stecken so viele praxisnahe Tipps drin, die helfen, den Büro-Alltag zu bewältigen. Besonderen Dank für den Tipp mit dem Eigenbeleg! 🙂

    Zum Thema professionelle Angebote würde ich gerne zwei Ergänzungen anbringen.

    Die Formulierung, dass es bei Angeboten keine rechtlichen Vorgaben für die Inhalte gibt, kann leicht missverstanden werden. Es gibt in der Tat keine gesetzlichen Vorgaben speziell für Angebote. Allerdings wird ein schriftliches Angebot als Geschäftsbrief betrachtet und für Geschäftsbriefe gibt es zahlreiche Vorgaben. Die Details beschreibt die IHK Frankfurt: http://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/themen/handelsrecht/brief/index.html

    Von daher reicht es auch aus, wenn das Angebot auf Briefpapier oder in einer elektronischen Vorlage mit den entsprechenden Angaben ausgegeben wird.

    Zweite Ergänzung: wer individuelle Dienstleistungen (Berater, Designer, Handwerker etc.) anbietet, sollte die Leistung beschreiben. Am besten fasst man in diesem Fall die Zielsetzung des Projekts zusammen, definiert einen Lösungsansatz und nennt dafür (selbstbewusst) den Preis.

    Die Angabe von Mengen und Einzelpreisen ist m.E. in diesem Fall nicht sinnvoll. Einzige Ausnahme: man will anstatt per Festpreis nach Arbeitstunden bezahlt werden. Dann reicht es häufig aus, den Stundensatz und eine Schätzung des Arbeitsaufwands zu nennen. Beide Ansätze haben ihre Berechtigung, mehr dazu hier am Beispiel von Webdesign-Leistungen: https://getgrip.de/blog/webdesign-preise-festpreis-oder-stundensatz/

    @Redaktion: vielen Dank für die hilfreiche Website! Auch ich als Unternehmer und Vater einer Familie, in der beide Elternteile Vollzeit arbeiten, finde hier nützliche Tipps. Danke dafür.

  2. 11. Mai 2016 at 9:52

    Hallo Till,

    vielen Dank für den ausführlichen Kommentar zu unserem Artikel und die weiterführenden Informationen, speziell zu Angeboten für Dienstleistungen. Hier muss man tatsächlich abwägen, welche Informationen sinnvoll erscheinen – und bei individuellen Dienstleistungen darf das Angebot natürlich gerne ausführlicher sein.

    Hinsichtlich der Preisauszeichnung unterscheiden sich Dienstleistungen ebenfalls – wie du schreibst – von Produkten, da hier die Kalkulation auch nach Aufwand (Arbeitsstunden) erfolgen kann. Art, Menge und Preis des Produktes werden bei Angebots- und Rechnungsstellung dann einfach durch Leistungsbeschreibung, Stundensatz und Zeitaufwand ersetzt.

    Wer noch mehr speziell zum Thema Preiskalkulation nachlesen möchte – in der Debitoor Gründerlounge haben wir dazu einen praktischen Leitfaden erstellt: https://debitoor.de/gruenderlounge/unternehmensgruendung/so-berechnest-du-deinen-verkaufspreis-3-schritten-zur-richtigen

    Viele Grüße,

    Andrea
    Debitoor

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