Katja

Büroorganisation der Zukunft – Zettelwirtschaft oder Büro 4.0

Ein Moleskine, ein Wandkalender, Post-Its in mehreren Farben und Listen auf losen Zetteln, der Mensch dahinter leicht chaotisch aber kreativ und auch erfolgreich. Nur das Genie beherrscht das Chaos. Auf der anderen Seite die Unternehmerin mit dem Smartphone. Für jede Gelegenheit hat sie ein App. Doch ist man erfolgreicher, wenn die ganze Planung streng digitalisiert ist? Oder ist die gute Strukturierung der Erfolgsfaktor?

Aufgabenportfolio bewusst machen

Unternehmens- bzw. Büroorganisation ist gerade für Soloselbstständige zum Teil eine große Herausforderung. Etliche Aufgaben werden im Vorbeigehen erledigt. Andere wiederum kosten regelmäßig Zeit und Nerven. Oft fehlt auch das Bewusstsein dafür, was alles an monatlichen Aufgaben anfällt. Eine allgemeine Übersicht macht das deutlich:

  • Aufgabenplanung
  • Terminmanagement
  • Kundenmanagement (Besuche, Anrufe, Akquise)
  • Buchhaltung
  • Marketing
  • Netzwerken
  • Finanzplanung
  • Materialplanung
  • Versandplanung
  • Zielplanung

Je nach Branche variiert natürlich das Arbeitsaufkommen in den Bereichen. Doch mit dem Erfolg kommt dann auch noch Wachstum und somit weitere Aufgaben wie z.B. die Personalplanung.

Für jede Aufgabe eine App

Es gibt kaum noch einen Bereich, für den es nicht mindestens ein App gibt. Die kleinen Programme reichen vom interaktiven Notizblock über To-Do-Listen und einfache Kalender bis hin zum Buchhaltungsprogramm zur Rechnungserstellung aber auch zur Rechnungsdigitalisierung. So dass man den Beleg vom Geschäftsessen gleich noch am Tisch für den Steuerberater einscannen kann. Kleine schnelle Helfer für jede Gelegenheit.

Prozesse auslagern

Wann ist eigentlich die Grenze erreicht, an der man nicht mehr alles allein bewältigt? Auch das ist eine individuelle Empfindung des Unternehmers. Mit wachsenden Aufgaben scheint es jedoch sinnvoll, eine Verpflichtung nach der anderen abzugeben oder auszulagern. Entweder an angestellte Mitarbeiter oder aber auch an Komplettanbieter, die bei der Prozessoptimierung helfen. Der erste Schritt ist bei den meisten Startups und Gründerinnen die Auslagerung der Buchhaltung an einen Steuerberater. Diese Aufgabe kostet nämlich häufig viel Zeit und Nerven, die man sinnvoller in den Aufbau des eigenen Geschäfts stecken kann.

Kommt das papierlose Büro?

Diese Frage stellte sich schon mit dem Einzug von PCs in die Bürowelt. Für viele ist die Benutzung von Stift und Papier Ausdruck von Kreativität, egal ob es die Malereien bei Telefonaten oder die farbliche Gestaltung von Brainstorming-Ideen sind. Was man mit der Hand schreibt (nicht tippt) verankert sich oft stärker im Gedächtnis. Aber die To-Do-Liste auf dem Zettel gibt keine automatisch Nachricht, wann etwas zu erledigen ist. Für viele Digital Natives geht das gar nicht.

Es egal, wer mit welchen Vorlieben seine Aufgaben organisiert. Am Ende zählt das Ergebnis.

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