Unternehmerinnenwissen

Checkliste: Wie schreibe ich eine professionelle Rechnung?

In unserem letzten Beitrag haben wir uns mit dem Thema Angebote schreiben auseinandergesetzt. Darin sind Sie mittlerweile bestimmt Profi, oder?

Heute kommen wir darum zum schönsten Teil der Buchhaltung: Rechnungen schreiben. Denn wie im Märchen von Frau Holle fühlen Sie sich bei der Rechnungsstellung vielleicht auch ein wenig wie Goldmarie: Auch Sie erwartet ein – vielleicht bescheidener, aber immerhin! – Geldregen.

Damit die Kasse klingelt, sollten Sie aber einige wichtige Punkte bei Ihrer Rechnungsstellung beachten. Denn natürlich ist auch dieses Thema – wie kann es anders sein – ein wenig trickreich.

Was ist eine Rechnung?

Was eine Rechnung ist, wissen wir alle mehr oder weniger aus der Praxis. Ein Stück Papier, auf dem irgendwo fett markiert ein Preis steht. Genau genommen lautet die Definition dazu folgendermaßen:

Eine Rechnung ist eine Mitteilung über das aufgrund des Kaufvertrags fällige Entgelt.

Die Botschaft ist klar: Mit Ihrer Rechnung stellen Sie eine finanzielle Abrechnung an Ihren Kunden aus. Sie entsteht direkt aus dem mit Ihrem Kunden geschlossenen Kaufvertrag. Ihren Teil des Kaufvertrags haben Sie erfüllt – indem Sie Ihr Produkt geliefert oder Ihre Dienstleistung erstellt haben. Nun ist Ihr Kunde dran: Er muss die finanzielle Gegenleistung erbringen, sprich: Sie bezahlen.

Hinweis: Wahrscheinlich haben Sie auch schon von der Kleinbetragsrechnung gehört? Sie ist eine besondere Form der Rechnung und wird bei kleineren Rechnungsbeträgen bis 150€ ausgestellt. In ihrer Funktion unterscheidet sie sich nicht von der gewöhnlichen Rechnung. Nur die inhaltlichen Vorgaben sind hier etwas gelockert – dazu aber mehr unter Punkt 5.

Wer muss wann eine Rechnung schreiben?

Als Unternehmerin sind Sie in jedem Fall verpflichtet, Ihre Leistung in Rechnung zu stellen. Aber auch Privatpersonen können Rechnungen ausstellen. Verkauft beispielsweise Frau Müller ihr Auto privat an ihre Nachbarin Frau Mayer, handelt es sich um einen typischen Privatverkauf. Einziger Unterschied: Da Privatpersonen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, darf Frau Müller auf Ihrer Privatrechnung keine Umsatzsteuer ausweisen.

Gesetzlich geregelt ist aber nicht nur, wer eine Rechnung schreiben muss sondern auch wann. Hier ist der Gesetzgeber großzügig. Sie dürfen sich als Unternehmerin dafür nämlich bis zu 6 Monate nach Leistungserbringung Zeit lassen. Für Privatverkäufe gibt es überhaupt keine Frist.

Tipp: Am besten ist es, Sie schreiben Ihre Rechnung sofort. Denn ohne Rechnung keine Zahlungsaufforderung – und damit bleibt auch Ihr kleiner Geldregen aus.

Die wichtigsten Inhalte einer Rechnung

Legen wir los: Denn jetzt geht es um die eigentliche Rechnungsstellung. Welche rechtlichen Anforderungen muss eine Rechnung erfüllen? Also: Welche Inhalte müssen Sie in Ihrer Rechnung angeben? Dazu gibt es einen einfachen 6-Punkte-Masterplan:

  • Ihre persönlichen Daten

Das ist Ihnen bestimmt klar: Ihre Rechnung muss Ihnen eindeutig zugewiesen werden können. Deshalb sind Ihr Unternehmensname, Ihre Anschrift und Ihre Umsatzsteuer-ID bzw. Steuernummer Pflichtangaben auf allen Rechnungen.

Handeln Sie nur innerhalb Deutschlands, genügt die Steuernummer. Wenn Sie aber eine Rechnung in ein anderes EU-Land ausstellen, ist es notwendig, stattdessen die Umsatzsteuer-ID anzugeben. Diese kann beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden.

Was ist aber nun mit Ihrer Kontonummer, Ihrer Emailadresse oder Telefonnummer? Dabei handelt es sich um freiwillige Angaben. Es macht aber natürlich Sinn, diese Daten trotzdem anzuführen – so weiß Ihr Kunde auf Anhieb, wie er den Rechnungsbetrag überweisen muss und hat bei Fragen auch gleich Ihre Telefonnummer parat.

  • Die persönlichen Kundendaten

Neben Ihren Daten müssen Sie auf jeder Rechnung auch die Daten Ihres Kunden angeben. Bei Geschäften innerhalb Deutschlands genügen Unternehmensname und Anschrift, die Steuernummer ist nicht einmal notwendig.

Nur bei Geschäften mit einem Unternehmen aus dem EU-Ausland (B2B) gilt: Hier sollten Sie analog zu Ihrer Umsatzsteuer-ID auch die Umsatzsteuer-ID des Kunden angeben. Ansonsten können Sie das Reverse-Charge Verfahren nicht in Anspruch nehmen.

  • Rechnungsnummer

Keine Rechnung ohne Rechnungsnummer. Und zwar nicht irgend eine: Jede Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden und muss noch dazu fortlaufend sein. Lücken in der Nummerierung sieht das Finanzamt nicht gerne, denn Ihnen kann dann möglicherweise unterstellt werden, Einnahmen zu unterschlagen. Und eine Betriebsprüfung möchten Sie sich als Unternehmerin bestimmt gerne ersparen, oder? Also unbedingt auf die Rechnungsnummerierung achten.

  • Rechnungsdatum

Jeder Rechnung muss neben der Rechnungsnummer auch ein Rechnungsdatum aufweisen – also das Datum, an dem Sie die Rechnung schreiben. An dieses ist beispielsweise die Zahlungsfrist geknüpft.

Zwar ist die Zahlungsfrist keine Pflichtangabe – aber es hat sich eingebürgert, dem Kunden aus Kulanz z.B. eine 14-tägigie Zahlungsfrist zu gewähren. Sollte Ihr Kunde den Betrag bis dahin nicht beglichen haben, können Sie eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung ausstellen – dazu aber mehr in unserem nächsten Beitrag.

  • Leistungs-, und Lieferdatum

Das Rechnungsdatum unterscheidet sich wiederum vom Leistungs- oder Lieferdatum – also das Datum, an dem Sie ihre Leistung erbringen. Bieten Sie beispielsweise Dienstleistungen an, stellen Sie Ihre Leistung in der Regel ja erst nach Leistungserbringung in Rechnung. Oft sind Leistungsdatum und Rechnungsdatum trotzdem identisch. Beispielsweise wenn Sie Ihr Produkt noch am Tag der Rechnungsstellung versenden.

  • Angaben zum Produkt

Und was darf natürlich ebenfalls nicht fehlen? Die genauen Angaben zum Produkt bzw. der Leistung, also Art und Menge und natürlich auch der Preis. Dieser muss immer getrennt in Netto-Preis, Umsatzsteuersatz (7% oder 19%) und Brutto-Betrag aufgeschlüsselt werden.

Wenn Sie mit Unternehmen aus dem EU-Ausland handeln greift das Reverse-Charge Verfahren. In diesem Fall führen nicht Sie die Umsatzsteuer aus Ihren Verkäufen an das Finanzamt ab, sondern Ihr Kunde. Auf Ihrer umsatzsteuerfreien Rechnung vermerken Sie dann “Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers wird hingewiesen”.

Hinweis: Sie können in Ihrem Textverarbeitungsprogramm natürlich jederzeit manuell eine Rechnung mit den nötigen Angaben erstellen. Einfacher ist es, die Rechnung mit einem Rechnungsprogramm wie Debitoor zu schreiben. Oder unsere kostenlose Musterrechnung für Word oder Excel zu nutzen.

Professionelle Rechnung schreiben als Kleinunternehmerin

Sind Sie Kleinunternehmerin und nehmen die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, müssen Sie aus Ihren Verkäufen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, sind also umsatzsteuerbefreit. Im Gegenzug können Sie aber auch die gezahlte Vorsteuer aus Ihren Einkäufen nicht beim Finanzamt zurückfordern.

Deshalb gilt für Sie bei der Rechnungsstellung eine Besonderheit: Sie dürfen auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Sie verweisen stattdessen im Hinweisfeld der Rechnung auf Ihren Status als Kleinunternehmerin: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird Umsatzsteuer nicht berechnet“.

Im Handel mit Geschäftspartnern aus dem EU-Ausland haben Sie leider einen gravierenden Nachteil: Denn Ihr Status als Kleinunternehmerin gilt außerhalb Deutschlands nicht. Das bedeutet: Wenn Sie Waren aus dem EU-Ausland einkaufen, stellt Ihnen der Verkäufer eine ganz normale Rechnung mit Umsatzsteuer aus, die Sie abführen müssen.

Wie versende ich eine Rechnung?

So, fertig! Rechnung erstellt und ausgedruckt. Und was jetzt? Wie Sie Ihre Rechnung versenden, bleibt weitgehend Ihnen überlassen. Viele Unternehmen versenden Ihre Rechnungen noch in Papierform oder per Fax. Allerdings hat sich mittlerweile die E-Rechnung ebenfalls bewährt.

Die Vorteile einer Rechnung per Email liegen auf der Hand: Sie als Unternehmerin sparen Druck- und Portokosten, die Rechnung erreicht Ihren Kunden in der Regel innerhalb weniger Sekunden und Sie müssen keine Zeit für den Gang zur Post mehr aufwenden.

Der kleine Unterschied: Rechnung, Kleinbetragsrechnung und Quittung

Rechnung, Kleinbetragsrechnung, Quittung – bei allen drei Dokumenten handelt es sich um Belege für Ihre Buchführung. Da kann man schon mal durcheinanderkommen.

Der Unterschied ist aber gar nicht so kompliziert: Mit einer Rechnung bzw. Kleinbetragsrechnung stellen Sie eine Abrechnung an Ihren Kunden aus. Mit einer Quittung bestätigen Sie hingegen den Eingang der Zahlung. Dies ist sinnvoll, wenn Sie einen Betrag beispielsweise in bar begleichen und Sie keinen Nachweis für die Zahlung z.B. in Form eines Kontoauszugs haben.

Für Kleinbetragsrechnungen gelten gegenüber “ordentlichen” Rechnungen vereinfachte Pflichtangaben, nämlich

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (also Ihrer)
  • Ausstellungsdatum
  • Art und Menge des Produkts bzw. der Dienstleistung
  • Steuerbetrag und Steuersatz (7% oder 19%)
  • Bruttopreis

Kurz und knackig, oder? Zusätzliche Angaben wie Name des Leistungsempfängers (Kunden), Nettopreis, Steuernummer oder Rechnungsnummer müssen Sie bei Kleinbetragsrechnungen nicht machen.

Quittungen sollten folgende Angaben enthalten, das sind

  • Name des Quittungsempfängers (also der Ihres Kunden)
  • Ausstellungsdatum und -ort
  • Art und Menge des Produkts bzw. der Dienstleistung
  • Steuerbetrag und Steuersatz (7% oder 19%)
  • Bruttopreis, in Zahlen und Worten

Quittungen unterscheiden sich von Kleinbetragsrechnungen also in der Angabe der persönlichen Daten, dem Ausstellungsort und der Verschriftlichung von Bruttopreis in Zahlen und Worten.

Hinweis: Ein Kassenbon erfüllt in der Regel die Vorgaben einer Kleinbetragsrechnung. Bis 150€ müssen Sie im Supermarkt also keine “ordentliche” Rechnung als Beleg für Ihre Buchhaltung verlangen. Der Kassenbon reicht ebenfalls aus – bitte aber kopieren, da Kassenbons auf Thermopapier gedruckt werden und schnell verblassen.

Rechnung stornieren – wie geht das?

Sie haben einen Fehler bei der Ausstellung Ihrer Rechnung gemacht, z.B. die Kundenadresse falsch geschrieben? Oder den falschen Rechnungsbetrag ausgewiesen?

Kein Problem. Dann senden Sie Ihrem Kunden einfach eine Stornorechnung/Rechnungskorrektur. Diese Stornorechnung negiert Ihre soeben erstellte Rechnung. Sie muss daher eindeutig Bezug auf die jeweilige Rechnung nehmen, z.B. indem auf die Rechnungsnummer verwiesen wird. Der Rechnungsbetrag wird auf einer Stornorechnung dann umgekehrt, das heißt als Negativbetrag ausgewiesen. Ein kurzer Check: In der Aufrechnung von Rechnung und Stornorechnung muss die Summe daher folglich „Null“ ergeben.

Haben Sie die Stornorechnung erfolgreich ausgestellt, können Sie Ihrem Kunden nun eine neue Rechnung mit den korrigierten Angaben ausstellen.

Hinweis: Stornorechnung und Gutschrift sind nicht dasselbe. “Gutschrift” hat sich zwar als Begriff eingebürgert für die Korrektur einer Rechnung zugunsten des Kunden, also z.B. wenn das Produkt mangelhaft ist und dem Kunden ein verminderter Preis gewährt wird. Es handelt sich bei einer „echten“ Gutschrift aber eigentlich um etwas gänzlich anderes: Nämlich um die Abrechnung einer Leistung. Ein typischer Anwendungsfall sind Provisionszahlungen: Nicht der Geschäftspartner stellt einem Unternehmen für die Vermittlung von Aufträgen eine Rechnung aus, sondern das Unternehmen selbst erstellt über den Betrag eine Gutschrift. Die Gutschrift ersetzt in gewisser Weise also die Rechnung.

   Andrea Lackner

arbeitet als Buchhaltungsexpertin für das Rechnungsprogramm Debitoor. Debitoor fokussiert sich dabei speziell auf die Anforderungen von Gründern und Kleinunternehmern an ein Buchhaltungsprogramm: Eine einfache, intuitive Bedienung, die alle wichtigen Grundfunktionen abdeckt: In wenigen Sekunden können Angebote und Rechnungen erstellt, Zahlungen abgeglichen und Einnahmen und Ausgaben übersichtlich dargestellt werden. Für eine schnelle, unkomplizierte Rechnungsstellung und Buchhaltung.

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